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12.09.2018

Digitale Baugenehmigungsakte

Bauakten des Kreises Lippe werden in das krz-DMS überführt

Die digitale Baugenehmigungsakte mit Anbindung an das Fachverfahren BBG2000 wurde in erfolgreicher Zusammenarbeit zwischen dem Kreis Lippe und Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) eingeführt.

Nach Aufnahme der anwenderspezifischen Anforderungen wurde gemeinsam mit den Lipper Kollegen vom Fachdienst Bauen, Christian Gehse und Anke Dauer, ein Konzept und Projektplan erarbeitet. Nach Realisierung durch den IT-Dienstleister aus Lemgo und Freigabe durch das Fachamt ist die neue Lösung nun seit Juni 2018 produktiv. Sie ermöglicht es, abgeschlossene Baugenehmigungsvorgänge der digitalen ITeBau-Plattform mittels des Fachverfahrens BBG 2000 mit Metadaten anzureichern und über automatisierte krz-Prozesse in das revisionssichere Dokumentenmanagementsystem (DMS) des krz auf Basis des Produktes nscale zu übernehmen.

Vor Ablage erfolgt eine Prüfung aller Dokumente auf Signaturen sowie archivwürdige Formate. Die Dokumente, die nicht dem Standard entsprechen, werden in das Langzeitarchivformat PDFA/2 konvertiert. Inzwischen wurden ca. 150.000 Dokumente in das krz-DMS transferiert, 5.000 digitale Akten mit Unterstrukturen gebildet und alle Objekte mit Metadaten versehen.

Ein direktes Abtauchen in die Akte wird aus dem Fachverfahren über eine enge Koppelung an das DMS ermöglicht. Außerdem können die zuständigen Mitarbeiter der oberen Baubehörde sowie der zwölf beteiligten Kommunen nun problemlos über den verfahrensunabhängigen nscale DMS-Client auf die E-Akten zugreifen.  Zusätzlich wurden Funktionen für den Archivar realisiert: dieser kann nun direkt den vom Sachbearbeiter als relevant gekennzeichneten Aktenbestand prüfen und bewerten.

Derzeit arbeiten die Fachexperten des krz schon am nächsten Schritt, der XDOMEA-konformen Aussonderung. Diese sieht vor, die vom Archivar als archivwürdig gekennzeichneten Akten an das Langzeitarchivsystem DiPS kommunal des LWL Münster zu übergeben.

Ein umfangreiches Berechtigungskonzept gewährleistet, dass jeder Sachbearbeitende nur die Dokumente sehen kann, für die er zugriffsberechtigt ist und erfüllt damit die Anforderungen des Datenschutzes.

Sowohl das Fachverfahren als auch das Dokumentenmanagementsystem mit dem neuen Aktenmodul „Digitale Baugenehmigungsakte“ wurden vom Kommunalen Rechenzentrum entwickelt und werden im Fullservice betrieben und betreut.

Dieser Rundumservice überzeugte auch den Kreis Herford. Die Komplettlösung befindet sich bereits im Test. Zudem konnte das krz bei der Vergabe zur Altaktendigitalisierung unterstützen und wird die Digitalisate in das DMS überführen. Weiteres Interesse haben bereits der Kreis Minden-Lübbecke und die Stadt Lage gezeigt.