Seiteninhalt
03.09.2018

Digitale Grundstücksakte

Lösung des krz etabliert sich weiter im Verbandsgebiet

Anfang des Jahres 2017 pilotierten mit der Gemeinde Rödinghausen und der Stadt Lage zwei Verbandsmitglieder des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz) die neu realisierte digitale Grundstücksakte.

Anforderungen an die Lösung waren:

Der enorme analoge Altaktenbestand grundstücksbezogener Verwaltungsvorgänge soll digitalisiert, zentralisiert und an das vorhandene Web-GIS-System angebunden werden.

Aktuelle Vorgänge sollen direkt im DMS geführt werden.

Alle Akten sollen den verschiedenen zuständigen Fachbereichen direkt und parallel im Zugriff sein.

Umgesetzt hat dies der Lemgoer IT-Dienstleister mit dem Dokumentmanagementsystem nscale, auf dessen Basis er seinen Verbandsmitgliedern bereits 16 unterschiedliche Aktenlösungen anbietet.

Die Einführungsstrategien der beiden Piloten waren unterschiedlich: Während die Gemeinde Rödinghausen bei der Digitalisierung der sogenannten „Hausakten“ auf einen Scan-Dienstleister setzt, werden bei der Stadt Lage die analog vorliegenden Altakten selbst in die digitale Form überführt. So konnten mittlerweile 2.000 umfangreiche Bauakten der Gemeinde Rödinghausen über einen vom krz realisierten Verarbeitungsprozess automatisiert in das DMS-System transferiert werden. Bei der Stadt Lage wurde der Altaktenbestand aus dem Bereich Straßenbaubeiträge durch einen Mitarbeiter direkt vor Ort mit Hilfe des DMS-Clients inklusive angeschlossenem Scanner vollständig digitalisiert: Rund 10.000 Akten wurden innerhalb der letzten sechs Monate auf diese Weise eingescannt und im DMS-System abgelegt.

Nächste Etappe ist nun die Digitalisierung der Bodenakten der Lagenser Bauverwaltung. „Auch hier reden wir über einen ähnlich großen Aktenbestand wie bei den Beitragsakten, da für fast jedes bebaute Grundstück eine entsprechende Akte existiert“, erklärt Torsten Fisahn, IT-Leiter der Stadt Lage und Verantwortlicher für die digitale Transformation der Verwaltung. Nach und nach wolle man so in Lage der hiesigen Aktenberge Herr werden. „Wir sind zusammen mit dem Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe auf einem guten Weg“, so Fisahn.

In Kürze kommt die Lösung beim nächsten Verbandsmitglied, der Gemeinde Stemwede, zum Einsatz. Wie in Lage erfolgt hier die Erfassung der Altakten sowie laufender Vorgänge eigenständig vor Ort. Die entsprechende Scanstrategie und Systemkonfiguration wurde dabei eng mit dem krz abgestimmt, die notwendige Soft- und Hardware über das krz beschafft.

Auch die Gemeinde Kalletal interessiert sich für die Lösung – erste Gespräche fanden statt.