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27.11.2023

Aus erster Hand informiert

Ula-Informationsveranstaltung in Lemgo

Nach dem ersten erfolgreichen Präsenz-Anwendertreffen Ende Oktober (wir berichteten) lud das zuständige Ula-Projektteam des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz) am 14.11.2023 potenzielle Interessent:innen zu einer Informationsveranstaltung nach Lemgo ein. Obwohl das hybride Veranstaltungsmodell im krz mittlerweile zum Standard geworden ist, werden technische Neuerungen wie die „Ula“ gerne vor Ort präsentiert, um den direkten Kundenkontakt zu suchen und auftretende Fragen persönlich zu beantworten.

Rund zwanzig Kommunalvertreter:innen fanden daraufhin den Weg in die Räumlichkeiten des krz, um sich über die UnterlagenApp zu informieren und mögliche Einsatzszenarien zu diskutieren. Neben neuen Interessent:innen war auch ein Vertreter der Gemeinde Hüllhorst anwesend, welche die Ula bereits seit geraumer Zeit im Personalbereich nutzt.

Nach einleitenden Begrüßungsworten stellte Projektleiterin Irina Fuchs den bisherigen Projektverlauf und die Mehrwerte der Eigenentwicklung vor. Im Anschluss ergaben sich bereits erste Fragen und Diskussionen, welche Anwendungsfälle in der Ula konkret abgebildet werden können. Aus diesen Rückmeldungen kann Team wichtige Impulse zur Weiterentwicklung der Applikation ziehen.

„Im Rahmen der Informationsveranstaltung haben sich kommunale Praktiker:innen und behördlich Zuständige für Digitalisierung getroffen, um sich mit unseren Fachexpert:innen über die Anwendung auszutauschen. Daraus ermitteln wir dann die Bedarfe und neue Umsetzungspunkte. So haben wir beispielsweise mitgenommen, dass die BundID ein ebenso brandheißes Thema für die App ist wie die Integration in Formularserver.“

Verfahrensbetreuer Eduard Ens stellte die Handhabung der App und die zugrundeliegende Verwaltungsplattform für alle Anwesenden vor. Dabei konnten die Anwesenden den prozessualen Ablauf von der Erstellung des QR Codes bis zur Einreichung des Dokumentes durch den Nutzenden via App direkt mitverfolgen. Zudem wurden Muster-QR-Codes zur Verfügung gestellt, um die App selbständig testen zu können. Eduard Ens resümiert: „Für mich war dies die erste Informationsveranstaltung im krz. Umso mehr freuen mich die positive Resonanz und das gute Feedback zu unserer Lösung. Außerdem konnte ich einige Ansprechpartner auf der Veranstaltung erstmals persönlich kennenlernen und es ist immer gut ein Gesicht zu den Leuten zu haben, mit denen man künftig vielleicht sogar eng zusammenarbeitet.“

Für das erste Quartal 2024 ist eine weitere Informationsveranstaltung geplant, die wieder über ein zusätzliches hybrides Format verfügen wird.

Vortrag: Verfahrensbetreuer Eduard Ens stellte die Handhabung der Ula-App und die zugrundeliegende Verwaltungsplattform anhand eines Fallbeispiels vor.