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08.11.2023

Ausgetauscht:

Erstes Ula-Anwendertreffen in Lemgo

Die „UnterlagenApp“ als eigenentwickelte Lösung des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz) hat in den letzten Jahren nicht nur rege mediale Aufmerksamkeit erfahren, sondern sich insbesondere kontinuierlich weiterentwickelt. Zuletzt konnten zwei weitere Kommunen gewonnen werden, die noch in den kommenden Monaten aktiv mit der Nutzung der Ula starten werden. Der Ortenaukreis aus Baden-Württemberg ging zudem im Oktober zuletzt produktiv.

Um den bestehenden Anwenderkreis zusammenzubringen sowie die Weiterentwicklung der Applikation nutzerzentriert zu gestalten, organisierte das krz-Team erstmalig ein Präsenztreffen vor Ort in Lemgo. Mithilfe der neuen fortschrittlichen Technik im krz-Konferenzraum wurde die Sitzung hybrid angeboten. Im Vordergrund standen – neben dem persönlichen Kennenlernen und Netzwerken – auch das Präsentieren innovativer Ideen sowie die Diskussion zweier Workshop-Themen, die im Vorfeld durch die Teilnehmenden votiert wurden.

Nach einer Begrüßung der Anwesenden durch den stellvertretenden Bereichsleiter Digitalisierung & Innovation, Christian Beermann, stellten Projektleiterin Irina Fuchs, Softwareentwickler Jonas Hammerschmidt sowie Anwendungsbetreuer Eduard Ens neue Funktionalitäten vor und gaben diese im Anschluss zur Diskussion frei. Es entstand hierbei ein sehr bereichernder Austausch unter den Nutzenden. So resümiert Jonas Hammerschmidt: „Das erste Anwendertreffen war eine lebendige Bestätigung dafür, dass echte Fortschritte im Dialog entstehen. Die gewonnenen Einsichten sind Kompassnadeln, die uns zeigen, wie wir unsere Software gemeinsam noch besser gestalten können“.

Nach einem gemeinsamen Mittagessen fanden nachmittags zwei Workshops mit Themen aus der täglichen Praxis statt. Die Ziele der beiden Workshops waren primär, Nutzererfahrungen aus dem Alltag in den Verwaltungen zu gewinnen sowie Ideen und Anregungen hinsichtlich der Weiterentwicklung der App aus den Dialogen zu extrahieren. Neben Zuständigen aus den Disziplinen IT und Digitalisierung waren auch Fachleute aus dem Personal- und Sozialwesen anwesend. So konnte Jonas Rabbatah als Teamleiter der Leistungssachbearbeitung beim Kreis Minden-Lübbecke interessante Einblicke in die relevanten behördlichen Prozesse liefern.

Die partnerschaftliche Entwicklung ist ein zentrales Schlüsselelement, um Softwarelösungen wie die „Ula“ nicht nur einfach in die Fläche zu bringen, sondern sie vielmehr gemeinsam zukunftsweisend zu gestalten. Sören Staas, Leiter des Amts für Digitalisierung und Informationstechnik, vom Impuls- und Ideengeber sowie Pilotanwender Kreis Minden-Lübbecke blickt auf die Veranstaltung mit positiven Eindrücken zurück: „Es war ein hervorragendes Anwendertreffen mit einem innovativen und begeisterten krz-Team. Im Zusammenspiel mit dem DMS und der Ula-Verwaltungsplattform nutzen wir die Lösung im Kreis Minden-Lübbecke schon seit Jahren. In der Veranstaltung haben wir gemeinsam viele Ideen zusammengetragen, wollen die App mit neuen Funktionen anreichern und sie insgesamt zu einem festen und wichtigen Baustein aktueller und zukünftiger Digitalisierungsprojekte weiterentwickeln.“

Sachgebietsleiter Clemens Frey war aufgrund der Distanz zum Ortenaukreis in Baden-Württemberg digital per Teams zugeschaltet. Als erst kürzlich dazu gestoßene Nutzer zieht er folgendes Fazit: „Das Treffen war sehr interessant, da es uns als neue Nutzende ermöglichte, weitere Anwendungsszenarien zu sehen und gemeinsam Ideen für neue Features zu sammeln. Wir hatten so die Möglichkeit, die Weiterentwicklung der App aktiv mitzugestalten. Wir sind gespannt darauf, welche neuen Funktionen die App in nächster bekommen wird.

Anhand der Workshop-Ergebnisse wird nun die Releaseplanung für 2024 gestaltet. Projektleiterin Irina Fuchs weiß: „Auch im Jahr 2024 wird es mit der Weiterentwicklung unserer „Ula“ weitergehen und wir haben viele Ideen und Impulse erhalten, die den Nutzenden letztendlich zugutekommen. Wir freuen uns über die vielen Neukunden, die bald hinzustoßen und über den partnerschaftlichen Dialog, in welchem Innovationen am besten gedeihen.“

Um die UnterlagenApp weiteren Interessenten vorzustellen, lädt das Ula-Team am 14. November nach Lemgo ein. Interessierte können sich weiterhin über die krz-Akademie für die Informationsveranstaltung anmelden. Themenwünsche werden zudem per Mail (ula@krz.de) entgegengenommen.