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20.10.2023

Ein weiterer Meilenstein

Das krz unterstützt Porta Westfalica bei der Verwaltungsdigitalisierung

Die Stadt Porta Westfalica beabsichtigt, auf die Herausforderungen der Digitalisierung und den damit verbundenen vielfältigen Veränderungen an den Arbeitsplätzen mit einer ganzheitlichen Strategie zu reagieren. In Kooperation mit dem Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) und dem Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung GmbH (IVM²) werden in einem gemeinsamen Projekt zur Digitalisierung der Verwaltung die strategischen Ziele, die erforderliche Technik, die organisatorischen Voraussetzungen, die notwendigen Qualifizierungen und die internen Kommunikationsstrukturen systematisch geplant, organisiert und umgesetzt. Über weitere sich daraus ergebende Teilprojekte entscheidet die Stadt Porta Westfalica in Abstimmung mit den Kooperationspartnern.

Das Projekt mit den beiden Teilprojekten „Qualifikation zur Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie" und „Kommunikation in einer sich digitalisierenden Arbeitswelt“ wurde im Zeitraum von März 2022 bis Juni 2023 von Seiten des Kommunalen Rechenzentrums von Torsten Fisahn, von Seiten des Institutes IVM² von Wilfried Kruse und Prof. Dr. Frank Hogrebe und von Seiten der Stadt Porta Westfalica von den für Digitalisierung zuständigen Beschäftigten Heike Piech, Carsten Dierks und Reiner Pape verantwortlich durchgeführt.

Inhaltlich werden sowohl organisatorische Aspekte als auch Fragen des Wissensaufbaus, -erhalts und -transfers betrachtet. Das in naher Zukunft zu erwartende altersbedingte Ausscheiden aus dem Berufsleben von vielen Beschäftigten und der damit einhergehende Wissensverlust wird zu Lasten von Bürger:innen und Unternehmen gehen, wenn nicht rechtzeitig gegengesteuert wird. Ein nachhaltiges und strukturiertes Wissensmanagement aufzubauen, mit dem die Verwaltungsmitarbeiter:innen qualifiziert umgehen können, ist eine Antwort darauf. Diesem Thema widmet sich das krz mit besonderem Engagement.

Der Projektabschlussbericht wurde am 26.09.2023 vom stellvertretenden Geschäftsleiter des Kommunalen Rechenzentrums Martin Kroeger und dem Koordinator für Kommunalberatung Torsten Fisahn an Bürgermeisterin Anke Grotjohann übergeben. Mit den im Abschlussbericht empfohlenen zielgruppenspezifischen Qualifizierungsmaßnahmen zur digitalisierungsbezogenen Personalentwicklung (sogenannte Digitallots:innen und Digitalisierungsmanager:innen) wurde bereits begonnen und diese werden zunächst befristet bis März 2024 fortgesetzt. Im Bericht weitere konkret formulierte Empfehlungen zur Weiterentwicklung vorhandener technischer Kommunikationswege und -strukturen dienen der Verwaltungsführung als Grundlage und Unterstützung zur Entscheidungsfindung.

Martin Kroeger stellte bei der Übergabe des Berichtes hierzu fest: „Unsere bisherigen Projekte zum Wissensmanagement, die vom krz entwickelten und sogenannten ,DigiChecks Wissen‘ haben gezeigt, wie mit praxisnahen und kostengünstigen Modulen eine aufgabenbezogene Wissensdatenbank in den Verbandskommunen aufgebaut werden kann. Neuen Mitarbeiter:innen erleichtert es den Einstieg und Vertreter:innen und Nachfolger:innen vermittelt es das notwendige Rüstzeug, um möglichst reibungslos die Verwaltungsleistungen auch im digitalen Zeitalter - unter Berücksichtigung der die Kommunen besonders herausfordernden demografischen Situation - erbringen zu können. Ein strukturiertes Wissensmanagement steigert die Effizienz der Arbeitsleistung.“

Bürgermeisterin Anke Grotjohann hob die Bedeutung dieser produktiven und effizienten Zusammenarbeit für die Stadt Porta Westfalica hervor: „Digitalisierung ist ein fortwährender Prozess. Die damit einhergehenden Herausforderungen werden wir nur über lösungsorientierte und produktive Kooperationen meistern können, d.h. für uns in der krz Verbandsgemeinschaft. Das Projekt ‚Qualifikation und Kommunikation‘ macht deutlich, wie wertvoll kommunaler Austausch ist. Mein Dank gilt dem krz und dem IVM² für die hervorragende und zukunftsweisende Zusammenarbeit. Der Verwaltungsvorstand der Stadtverwaltung hat sich auf Basis der bisherigen guten Ergebnisse und der wertvollen praktischen Erfahrungen bereits für das Folgeprojekt ‚Erweiterung der Digitalisierungsstrategie und Einstieg in ein Wissensmanagement‘ entschieden.“

Das Teilprojekt „Wissensmanagement“, als ein zentraler Baustein der Digitalisierung, soll - so Torsten Fisahn - noch in diesem Jahr beginnen und in bewährter Weise von den Kooperationspartnern Stadt Porta Westfalica, krz und IVM² durchgeführt werden.

Über den Abschluss der Teilprojekte „Qualifizierung und Kommunikation“ freuen sich (v.l.): Carsten Dierks (Sachgebietsleiter Innere Verwaltung, Stadtverwaltung), Torsten Fisahn (Leiter Kommunalberatung krz), Heike Piech (Leitung Digitalisierung, Stadtverwaltung), Bürgermeisterin Anke Grotjohann, Martin Kroeger (stellvertretender Geschäftsleiter krz), Stefan Mohme (Technischer Beigeordneter, Stadtverwaltung) und Wilfried Kruse (IVM2).