Ausländerbehörde des Kreises Minden-Lübbecke auf E-Akte umgestellt

Nächster Schritt der Digitalisierung 

Die Ausländerbehörde des Kreises Minden-Lübbecke hat ihre Bearbeitung erfolgreich auf die E-Akte umgestellt. Die Eingangspost wird jetzt direkt nach Eingang eingescannt und in der elektronischen Akte zur weiteren Bearbeitung durch die zuständige Sachbearbeitung abgelegt. Papierberge gehören der Vergangenheit an und die Mitarbeitenden können von jeder Stelle aus über das digitale System Akten einsehen. Das ist dann auch zeitgleich möglich und ein großer Vorteil für Fragen an der Hotline zum Beispiel. Auch E-Mails werden ab sofort direkt von den Sachbearbeiter:innen in der jeweiligen E-Akte abgelegt und dort weiter bearbeitet. Die Einführung der digitalen Aktenlösung wurde vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) unterstützt, in dem die E-Akte über das Dokumentenmanagementsystem (DMS) nscale betrieben und betreut wird.

„Wir freuen uns, dass die Umstellung so reibungslos funktioniert hat“, sagt Yasmin Glabach als zuständige Leiterin des Rechts- und Ordnungsamtes der Kreisverwaltung. „Die bisherigen Papierakten der laufenden Fälle – etwa 27.000 – werden momentan zentral beim Kreis gescannt und kommen dann als so genannte Vorbände in die E-Akte“. „Auch ich freue mich über den sehr guten Projektverlauf und darüber, dass wir in dem Zusammenhang eine eigene Scanstelle einrichten konnten, auf die wir gerne auch in weiteren Digitalisierungsprojekten zurückgreifen werden.“ ergänzt Sören Staas, Leiter des Amtes für Digitalisierung und Informationstechnik.

Im Laufe des Jahres soll es dann auch die Möglichkeit geben, dass Termine bei der Ausländerbehörde online vereinbart werden können. Parallel wird daran gearbeitet, dass Bürgerinnen und Bürger im nächsten Schritt der Digitalisierung ihre Unterlagen per Smartphone über eine App einreichen können. Diese App – die Unterlagen App Ula – wird in der Kreisverwaltung Minden-Lübbecke bereits erfolgreich im Jobcenter eingesetzt und intern im Personalmanagement. Zum Beispiel, können Mitarbeitende so Unterlagen einreichen. Für die App ist der Kreis Minden-Lübbecke gemeinsam mit dem krz unter anderem schon mit dem eGovernment Preis des Bundes ausgezeichnet worden.

Mitarbeitende der Ausländerbehörde freuen sich über die erfolgreiche Digitalisierung (Foto: Kreis Minden-Lübbecke)