Telearbeit und mobile Arbeit schnell und einfach genehmigen
Kreis Minden-Lübbecke digitalisiert interne Anträge
Corona hat in vielen Bereichen für eine Beschleunigung der Digitalisierung gesorgt: Homeoffice, Videokonferenzen und Kommunikationstools sind inzwischen in der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Der Kreis Minden-Lübbecke hat sich in Folge der Pandemie dafür entschieden, seinen Dienstkräften weiterhin Telearbeit oder mobile Arbeit zu ermöglichen – d.h. pro Woche zwei Tage oder mehr von zuhause oder anderen Orten aus zu arbeiten.
Aber Digitalisierung bedeutet natürlich viel mehr als Homeoffice. Auch von Beginn an Anträge und Abläufe elektronisch einzureichen und zu bearbeiten ist ein sinnvoller Einsatz der IT. Das weiß der Kreis Minden-Lübbecke z.B. aus dem Finanzbereich. Hier hat das krz den Zahlungsprozess mithilfe einer Prozessmanagement-Plattform vollständig digitalisiert – vom Eingang der Rechnung über die Freigabe bis zur Verbuchung.
Daher war es nachvollziehbar, dass die Verwaltung im Herbst 2022, als die Homeoffice-Regelungen der Regierung gelockert wurden, auf das krz zukam, um den neuen Prozess für die Beantragung von Telearbeit oder mobiler Arbeit digital einzurichten.
Aus der Arbeit mit dem E-Rechnungsworkflow hatte der Kreis bereits Zugriff auf die Plattform und ihre Wirkungsweise und auch die Bedienung war bekannt. Da viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits im System angemeldet waren, entfielen zudem auch die Kosten für den Zugriff auf eine weitere Anwendung.
Zur Umsetzung arbeitete das krz eng mit den Bereichen Digitalisierung und Informationstechnik sowie Organisationsentwicklung in der Kreisverwaltung zusammen. Die Struktur des Prozesses wurde durch den Kreis Minden-Lübbecke vorbildlich beschrieben – die Verwaltung benutzte für die detaillierte Darstellung das Prozessmanagement-Tool Picture.
Dadurch konnten die Entwickler:innen des krz diese Informationen schnell interpretieren und im Workflowsystem abbilden. „Die gute Vorbereitung mit der Picture-Methode durch unsere Organisationsentwicklung und die enge Kooperation aller intern Beteiligten mit dem krz hat die Entwicklung optimal begleitet und stark beschleunigt. Der agile Ansatz hat sich auch hier wieder bestätigt, nachdem dieser erstmalig bei der Entwicklung der mehrfach prämierten Unterlagen-App erprobt wurde.“, lobt Sören Staas, Leiter Digitalisierung, Informationstechnik beim Kreis Minden-Lübbecke die Zusammenarbeit im Projekt.
Dabei wurden alle zentralen Aspekte in bestehende Strukturen eingebettet: von der Antragsstellung durch die Mitarbeiterinnen in Formsolutions, über die Verarbeitung dieser Antragsinformationen im Workflowsystem und die folgende Genehmigungskette unter Berücksichtigung der Verwaltungshierarchie, bis hin zur Erstellung der individuellen Vereinbarungen zur flexiblen Arbeit mit MS Word.
Und so war die Entwicklung bereits nach drei Monaten abgeschlossen. Nach der Kick-Off-Veranstaltung im November 2022 konnten die Mitarbeiter:innen beim Kreis Minden Lübbecke bereits ab Februar 2023 ihre Anträge digital stellen – eine Erleichterung sowohl für sie als auch für die Sachbearbeiter:innen in der Verwaltung.
