»Ula« im Personalbereich des Kreises Minden-Lübbecke produktiv
Interne Anwendung vermittelt Nutzen
Nachdem „Ula“ schon seit Sommer 2020 im Jobcenter des Kreises Minden-Lübbecke produktiv Anwendung findet, wird nun der nächste Schritt intern in der Behörde vollzogen: Seit Anfang April können die Kreis-Mitarbeitenden intern benötigte Personaldokumente nun per App einreichen. So handhaben es auch das krz selbst seit Mitte 2021 sowie die Gemeinde Hüllhorst seit Sommer 2022. (wir berichteten).
Für den Kreis Minden-Lübbecke war die interne Nutzung hierbei der logische nächste Schritt. Sören Staas, Leiter Digitalisierung, Informationstechnik beim Kreis Minden-Lübbecke, teilt diese Auffassung und schildert: „Aufgrund der erfolgreichen Nutzung der Ula im Jobcenter des Kreises Minden-Lübbecke war es für uns logische Konsequenz, die Lösung auch für interne Prozesse einzuführen.“ Hierbei bieten sich insbesondere auch interne dokumentenreiche Vorgänge zur Digitalisierung an. Die UnterlagenApp „Ula“ ist nicht auf einen Anwendungsfall in der öffentlichen Verwaltung begrenzt, sondern bietet sich bei vielen denkbaren Szenarien an. Im Vordergrund steht die Digitalisierung papierlastiger Prozesse, um unter anderem Zeit und (personelle) Aufwände einzusparen.
Sören Staas betont auch das weitere Vorhaben des Kreises in puncto UnterlagenApp: „Durch die Nutzung für Personalunterlagen jeglicher Art haben nun alle Dienstkräfte des Kreises die Möglichkeit, die Ula kennenzulernen und Erfahrungen aus der Sicht einer nutzenden Person zu sammeln. So wird die Ula zukünftig fester Bestandteil in vielen Digitalisierungsprojekten, da eine frühe, unkomplizierte und hochwertige Digitalisierung von noch vorhandenen Papierunterlagen eine echte Produktivitätssteigerung bedeutet.“
Auch krz-Projektleiterin Irina Fuchs zeigt sich zufrieden mit dem weiteren Ausbau der Ula und bedankt sich nachfolgend bei dem Entwicklungspartner: „Nach dem sehr erfolgreichen Jahr 2022 mit diversen Prämierungen und Auszeichnungen führen wir die Weiterentwicklung an der Applikation natürlich auch im Jahr 2023 fort. Der Kreis Minden-Lübbecke und das krz gehen weiterhin Hand in Hand beim Ausbau, für die allzeit gute Zusammenarbeit möchten wir uns bei Sören Staas und seinem Team herzlich bedanken!“
Die UnterlagenApp „Ula“ zieht auch überregionale Interessenten an. So steht beispielsweise eine Kreisverwaltung aus Baden-Württemberg als nächster Anwendender bereits fest. Die Behörde hatte im letzten Jahr über die Preisverleihung des E-Government-Wettbewerbs von der UnterlagenApp erfahren und sich mit dem krz in Verbindung gesetzt. Für den Herbst 2023 sind sowohl ein nächster Informationsaustausch als ein Anwendertreffen angedacht, weitere Details hierzu folgen in Kürze.
