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11.08.2022

Papier-AU ade

Ula unterstützt die Gemeinde Hüllhorst im Personalbereich

Seit dem 01.06.2022 nutzt die Gemeinde Hüllhorst die krz-Eigenentwicklung „UnterlagenApp“ (kurz: Ula) produktiv. Erster Pilotbereich ist hier – wie im krz bereits seit 2020 – das Personalwesen. Dies ermöglicht den Mitarbeitenden der Gemeinde nun im Falle der Arbeitsunfähigkeit die ärztlich ausgestellte Bescheinigung digital und sicher an die zuständigen Sachbearbeitenden zu übermitteln. So entfällt auch der Weg- oder Zeitaufwand, den die analoge Einreichung einst erforderte. Weite Wege und zahlreiche Medienbrüche sollen damit der Vergangenheit angehören.

Voraussetzung für die erfolgreiche digitale Einreichung ist das persönliche Anschreiben mit aufgebrachtem QR-Code, das die Personalsachbearbeitenden den Mitarbeitenden aushändigen. Nach dem Download der App - die in allen gängigen App-Stores kostenfrei zur Verfügung steht - lässt sich mittels QR-Code der Vorgang der App hinzufügen und die Einreichung kann bereits nach kurzer Einweisung über die Applikation erfolgen.

Um die Nutzenden gezielt abzuholen, stehen ihnen über das Hilfemenü jederzeit weitere Informationen zur Verfügung. Dies ist einer der Faktoren für das positive Feedback der Gemeinde nach dem Rollout im Juni, so berichtet Frau Take (Personalbereich Gemeinde Hüllhorst): „Bereits nach kurzer Testphase und regelmäßigem Austausch mit dem krz ist die „Ula“ in Hüllhorst produktiv gegangen. Die App ist schon nach kurzer Zeit in der Praxis eine echte Erleichterung!“Durch die Nutzung der App können Fahrtwege und Kontakte vermieden werden - insbesondere in Zeiten der Pandemie enorm vorteilhaft.

Die Entwicklung der App folgt dem agilen Ansatz: Dies kommt vor allem den Anwenderinnen und Anwendern zu Gute, insbesondere dann, wenn sich während des Entwicklungsprozesses veränderte Anforderungen ergeben. Ein aktuelles Beispiel findet sich im Sprachangebot der App: Neben der deutschen Sprache ist nach Englisch, Französisch, Türkisch, Russisch und Arabisch demnächst auch die ukrainische Variante der App abrufbar.

Ula hilft also schon heute bei der Bearbeitung der Krankmeldungen und ermöglicht weiterhin die Einreichung von Nachweisen, Zertifikaten und Co. Doch konzeptionell in der Praxis ist die Ula betont nicht auf diese Vorgänge begrenzt. So ist sie beispielsweise schon seit dem 01.07.2020 erfolgreich im Jobcenter des Kreises Minden-Lübbecke produktiv im Einsatz (wir berichteten).

Das volle Potential der Ula ist hiermit jedoch noch nicht ausgeschöpft. Projektleiterin Irina Fuchs resümiert: „Die UnterlagenApp punktet mit Praxisnähe und Nutzerzentrierung. Insbesondere mit Blick auf das OZG kann die Ula hier schnell Abhilfe schaffen und einen sicheren digitalen Eingangskanal für Behörden gewährleisten.“

Schon im September steht ein weiterer Höhepunkt an: Die UnterlagenApp steht beim EGovernment-Wettbewerb 2022 auf dem Treppchen (wir berichteten). Welche Platzierung es schlussendlich wird, zeigt sich am 06.09.2022 in Berlin im Rahmen der Preisverleihung.