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07.03.2022

krz beteiligt sich an AG Onboarding der KGSt

Wichtiges Instrument der frühzeitigen Mitarbeitenden-Bindung

Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) hat sich an der von der KGSt neu gebildeten Arbeitsgruppe zum Thema Onboarding beteiligt. Das Ziel dieser Arbeitsgruppe war die Erstellung zweier praxisnaher Berichte zum Konzept des Personalmanagements. Der erste Berichtsteil trägt hierbei den Titel „Onboarding - Mitarbeitende professionell integrieren und einarbeiten“ und ist bereits am 10.02.2022 erschienen. Ein weiterer Bericht mit dem Titel „Crossboarding, Reboarding, Offboarding – ein Must-Have für Kommunen? Wechsel, Wiedereinstieg und Austritt von Mitarbeitenden professionell gestalten“ ist derzeit in Bearbeitung seitens der KGSt und soll im Laufe des Jahres ebenfalls veröffentlicht werden.

Warum sollen sich Kommunen überhaupt mit dem Thema Onboarding beschäftigen? Hier ein paar Zahlen und Fakten: Rund 15 Prozent der ins Unternehmen eintretenden Mitarbeitenden beschäftigen sich schon am ersten Arbeitstag mit einer Kündigung. Die KGSt hat zudem eine Befragung seiner Mitgliedskommunen vorgenommen – mit dem Ergebnis: 90 Prozent der Teilnehmenden konnten aus eigener Erfahrung bestätigen, dass ein oder mehrere Mitarbeitende schon vor Arbeitsantritt wieder gekündigt haben. Hier kann das sogenannte Onboarding ansetzen, denn ein strukturierter Eingliederungsprozess kann dabei unterstützen, neue Beschäftigte schon vor Arbeitsbeginn an die eigene Organisation zu binden.

In Zeiten des Wandels sind digitale Möglichkeiten und neuartige Formate gefragter denn je, die sowohl Chance als auch Herausforderung für Organisationen und Mitarbeitende sind. Zudem sorgt der demografische Wandel für einen Fachkräftemangel, der auch nicht vor der öffentlichen Verwaltung Halt macht, prognostizieren aktuelle Studien doch einen massiven Engpass in puncto Fachkräfte. Die PwC Studie „Fachkräftemangel im öffentlichen Dienst“ aus 2018 prognostiziert bis 2030 rund 800.000 unbesetzte Stellen.

Neben den Grundlagen zur Thematik finden sich in beiden Berichtsteilen auch zwei kommunale „Good Practices“ des krz. Der ostwestfälische IT-Dienstleister konnte die in der Praxis bereits bewährten Probezeitendgespräche als gutes Beispiel in der Phase des Onboarding beisteuern. Hierzu werden verbindlich nach einem, drei und fünf Monaten Gespräche zwischen neuem Mitarbeitenden und der zuständigen Vorgesetzten geführt, um unter anderem den Status Quo der Einarbeitung zu beleuchten. Diese Probezeitgespräche erfolgen in der Regel unter vier Augen und sind in einem formell vorgegebenen Protokoll zu dokumentieren. Alle Führungskräfte werden im Vorfeld in der Gesprächsführung geschult, sodass wichtige Inhalte, Abläufe und Methodiken bekannt sind. Die Probezeitgespräche sind in angenehmer Atmosphäre durchzuführen und ohne zeitlichen Druck, sodass eine ungestörte Gesprächsführung unter Wahrung der Vertraulichkeit ermöglicht wird.

Seitens des krz hat Irina Fuchs, Projektleiterin für Digitalisierungsvorhaben, an der Arbeitsgruppe teilgenommen und sich hierzu eng mit der Teamleiterin Personal und Gremien im krz, Swetlana Fischer, abgestimmt. „Für mich war es sehr interessant zu sehen, wie andere Kommunen das Onboarding gestalten und wie fortschrittlich viele Teilnehmende in der Thematik schon sind. Onboarding-Quiz-Formate, Wikis und digitale Grußkarten für neue Mitarbeitende – solch originellen Ansätze sind im öffentlichen Sektor mittlerweile vorhanden und im ersten Berichtsteil der KGSt einsehbar“, resümiert Irina Fuchs.

Die KGSt selbst schreibt hierzu als Fazit: „Durch eine strukturierte Umsetzung trägt Onboarding dazu bei, das Risiko von Abgängen neueingestellter Personen zu reduzieren. Gleichzeitig werden diese Personen schneller arbeitsfähig, fühlen sich besser integriert und bauen besonders schnell eine Bindung mit ihrem neuen Arbeitgebenden auf. Ein strukturierter Onboarding-Prozess unterstützt zudem eine attraktive Arbeitgebendenmarke. Onboarding ist unerlässlich für Kommunen.“

Mitglieder der KGSt können den ersten Bericht hier abrufen https://www.kgst.de/dokumentdetails?path=/documents/20181/6773217/B-02-2022_Onboarding.pdf/1e604eea-4c17-ffef-6fca-ae197b24e849 

Bild: KGSt