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04.03.2022

Bürgerservice, der ankommt

Kommune21 berichtet über Unterlagen-App im Jobcenter Minden

Nach eineinhalb Jahren Praxiserfahrung zeigt sich, dass Ula, die UnterlagenApp im Jobcenter Minden-Lübbecke gerne und oft genutzt wird, um Unterlagen schnell und unkompliziert an die Mitarbeitenden des Jobcenters zu übermitteln. Anlass genug für die Zeitschrift Kommune21, über diese Eigenentwicklung des krz ausführlich zu berichten.

Der Artikel beschreibt die doppelte Zielsetzung der App, die 2019 vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) im Auftrag des Kreises entwickelt wurde, um das Papieraufkommen in der Behörde zu verringern und den Bürger:innen „ eine sichere, schnelle und unkomplizierte Möglichkeit zu bieten, Anträge zu stellen und Unterlagen einzureichen“.

Per QR-Code, den inzwischen alle Leistungsberechtigten erhalten, können diese ihre Unterlagen abfotografieren oder aus der Smartphone-Galerie hochladen – der QR-Code sorgt dafür, dass die eingereichten Dokumente automatisch in der richtigen Akte landen. Um den Kunden weiter entgegenzukommen, wurde die App inzwischen auch in mehrere Sprachen – Englisch, Französisch, Türkisch, Russisch und Arabisch – übersetzt.

Besonders die Akzeptanz der App ist erwähnenswert für die Zeitschrift: Inzwischen wurde die Lösung, die in den gängigen App-Stores verfügbar ist, mehr als 4.000 Mal heruntergeladen und für über 17.000 Einreichungen verwendet. Im Apple Store erhielt sie eine sehr gute Bewertung mit 4,6 von 5 möglichen Sternen.

Den Leistungsberechtigten erspart sie Kopier- und Portokosten, Wege und Zeit. Die Mitarbeitenden im Jobcenter befreit sie von Arbeitsschritte wie Scannen und Ablegen. Bis zu 10.000 Scan-Vorgänge pro Monat können so wegfallen und Zeit und und Kapazitäten für wichtigere Arbeiten freisetzen.

Lob kommt auch von der Landrätin: „Die UnterlagenApp im Jobcenter des Kreises Minden-Lübbecke ist ein wichtiger Schritt im Zeitalter der Digitalisierung. In der aktuellen Zeit, in der persönliche Kontakte leider vermieden werden müssen, können wir den leistungsberechtigten Menschen im Kreis Minden-Lübbecke damit eine lebensnahe und praktische Alternative an die Hand geben. Mit Blick auf die ursprünglichen Ziele, nämlich die Einsparung von Zeit und Kosten und damit die Vereinfachung und Beschleunigung von Verwaltungsvorgängen, haben wir einen Meilenstein erreicht“, wird Anna Katharina Bölling zitiert.

Der Artikel endet mit einem Ausblick: Die App wird stetig weiterentwickelt, um auch für andere Bereiche einsetzbar zu sein. Hierfür hat das krz inzwischen eine Verwaltungsplattform geschaffen, die den Kommunen eigene Anpassungen ermöglicht. „ In einer Zeit, die von Digitalisierung, aber auch von Sicherheitsbedenken und einer globalen Pandemie gekennzeichnet ist, stellt die Entwicklung eines Hilfsmittels wie der App Ula einen wichtigen und richtungweisenden Schritt dar. Nicht zuletzt öffnet es Türen für weitere Anwendungsmöglichkeiten in der gesamten Verwaltung“, schließt der Artikel mit einem positiven Blick in die Zukunft.

Zum Beitrag in der Kommune 21