Infoveranstaltung zur UnterlagenApp

Erster Online-Termin erfolgreich durchgeführt

Die krz-Eigenentwicklung UnterlagenApp, kurz „Ula“ genannt, ermöglicht Bürgerinnen und Bürgern die intuitive digitale Einreichung von behördlichen Unterlagen. Neben dem Piloten Kreis Minden-Lübbecke nutzt auch das krz die Applikation seit dem vergangenen Jahr. Zur Verwaltung der Ula wurde im vergangenen Dezember die „Ula Verwaltungsplattform“ als Erweiterung entwickelt und ermöglicht die zentrale Administration von Vorgängen und App-Zugängen (wir berichteten). Um all dies den interessierten Kommunen erstmalig in größerer Runde zu präsentieren, fand am 26.01.2022 die erste Online-Informationsveranstaltung statt.

Den rund 50 Teilnehmenden wurde zunächst die UnterlagenApp als Lösung vorgestellt: Die Applikation bietet den Anwendenden den Vorteil, dass Wegstrecken zur Einreichung der Dokumente entfallen. Für die Verwaltungen liegt der Mehrwert insbesondere darin, dass manuelle Scanaufwände sowie Papierberge reduziert und Eingänge mit unzähligen Dateiformaten und gewaltiger Dateigrößen durch den Ula-Einsatz vermieden werden können. Stattdessen wird vielmehr auf ein langfristiges Dateiformat und die automatisierte Ablage an einem zentralen Ort, genauer gesagt im Dokumentenmanagementsystem, gesetzt. Die Etablierung eines digitalen Eingangskanals steht insbesondere mit Blick auf die Frist des Onlinezugangsgesetzes (OZG) im Jahr 2022 im Fokus.

Die „krz Ula Verwaltungsplattform“ als Ausbaustufe der App ist eine (interne) Verwaltungsoberfläche für die Sachbearbeitenden und Administratoren der Behörden. Jonas Hammerschmidt, führender Entwickler der Ula, verweist hier insbesondere auf die Flexibilität, die durch die neue Oberfläche ermöglicht werden kann. Die Neuerung wurde dem Publikum erstmalig vorgestellt, seit Anfang 2022 ist diese beim krz selbst produktiv im Einsatz. Ein Statistikmodul steht innerhalb der Plattform ebenfalls zur Verfügung: Hier kann beispielsweise der Dokumenteneingang in einem bestimmten Zeitraum abgefragt werden:

Neben der Demonstration der zahlreichen Funktionalitäten der Ula und der Verwaltungsplattform gaben auch zwei Referenten der Pilotkommunen Einblick in ihren Einsatz. Sören Staas, Amtsleiter Digitalisierung und Informationstechnik beim Kreis Minden-Lübbecke, berichtete als Pilotanwender von den Erfahrungen mit der Entwicklung sowie Einführung der App-Lösung im Jobcenter. Dort werden rund 9.000 Bedarfsgemeinschaften geführt. Seit Sommer 2020 ist die UnterlagenApp produktiv im Einsatz und findet dort immer mehr Anklang. Mittlerweile ist die App über 4000-mal heruntergeladen worden und in 2021 wurden rund 17.000 Einreichungen verzeichnet, resümierte Sören Staas.

Swetlana Fischer, Teamleiterin Personal und Gremien beim krz, erläuterte sodann den Einsatz der krz Ula im internen Personalservice. Die UnterlagenApp wird als „digitale Austauschplattform“ zwischen Mitarbeitenden und Sachbearbeitenden des Personalservice gesehen. Aktuell können im krz AU-Bescheinigungen sowie Fortbildungsnachweise digital eingereicht werden, diese Dokumente werden automatisch in der passenden digitalen Personalakte abgelegt und der Personalservice per Mail über den Eingang benachrichtigt. Die Teamleiterin führte an, dass in Zeiten der Pandemie der Vorteil auch darin liegt, dass Erkrankte beispielsweise keine Wege zur Post zurücklegen müssen und so Kontakte vermieden werden können.

In diesem Jahr und darüber hinaus wird auch die UnterlagenApp kontinuierlich weiterentwickelt: Beim ostwestfälischen IT-Dienstleister selbst soll die Nutzung der Ula weiter ausgebaut werden, unter anderem soll die Bedienoberfläche optimiert und das Servicekonto.NRW eingebunden werden. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz wird derzeit am Anwendungsfall der Ula genauer geprüft. Die Produktverantwortliche im krz, Irina Fuchs, ist sich sicher: „Die Onlineveranstaltung hat uns nochmals wichtige Impulse gegeben und Feedback aus erster Hand geliefert, die in die Weiterentwicklung der Ula einfließen werden. Zudem wurde vor der Veranstaltung selbst auf Werbeaktionen verzichtet, sodass wir  hoffen, dass die Ula nunim Verbandsgebiet bekannter wird und einigen bei der Digitalisierung des eigenen Hauses behilflich sein kann.“