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08.10.2021

Digitale Wohngeldakte

Erfolgreiche Einführung in Blomberg und Espelkamp

Im Wohngeldbereich fällt eine Vielzahl von Schriftstücken in der Sachbearbeitung an: vom Antragsformular über begründende Unterlagen, Prüfungen und Berechnungen bis zum Bescheid.

Bei einem großen Teil der Schriftstücke handelt es sich um eingereichte Antragsunterlagen, wie Anträge, Mietverträge, Verdienstbescheinigungen u.v.a.m., die derzeit größtenteils noch in Papierform eingehen. Ein weiterer Teil der Dokumente entsteht entweder direkt im Fachverfahren oder wird von IT.NRW erzeugt und an das Fachverfahren übermittelt, wie z.B. die abschließende Berechnung und Bescheiderstellung. Eine große Datei mit allen aktiven Fällen musste der Sachbearbeitende in Einzeldokumente aufteilen und in der Papierakte abheften.

Die Wohngeldstellen der Pilotkommunen Blomberg und Espelkamp hatten den Wunsch, ihre Akten künftig digital zu führen und Ablage sowie Sachbearbeitung zu optimieren.

Im gemeinsamen Projekt mit dem Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) wurde dieses Ziel nun verwirklicht: es entstand eine digitale Wohngeldakte mit Anbindung an das Fachverfahren CZ-Wohngeld, die Aktenführung und Sachbearbeitung vereinfacht. Die Schnittstelle zwischen dem Fachverfahren und dem vom krz betriebenen Dokumenten-Management-System (DMS) nscale wurde in Zusammenarbeit zwischen dem krz-Team Dokumentservices und dem Verfahrenshersteller Computerzentrum Straußberg realisiert.

Mit dem Start der digitalen Wohngeldakte im Juli 2021 in Blomberg und im August in Espelkamp erfolgte eine Übernahme aller aktuellen Fälle aus dem Fachverfahren CZ-Wohngeld in das DMS nscale mit automatisierter Anlage der Akten inklusive Aktendeckel. Die Neuanlage eines Falles im Fachverfahren erzeugt eine E-Akte im DMS. Spätere Änderungen der Falldaten bewirken auch im DMS ein Update des Aktendeckels. Alle fallrelevanten, im Fachverfahren oder durch IT.NRW erzeugten Dokumente werden automatisch mit den dazugehörigen Falldaten in die jeweils dazugehörige E-Akte abgelegt.

Die eingehenden Papierdokumente werden in den Wohngeldstellen über Multifunktionsgeräte oder spezielle Arbeitsplatzscanner digitalisiert und in vordefinierten Verzeichnissen bereitgestellt, von wo aus sie bequem per Drag&Drop in die entsprechenden Akten abgelegt werden können. Dabei werden die Dokumente automatisch mit den Metadaten des Aktendeckels versehen, so dass nur noch minimale, dokumentspezifische Zusatzinformationen ergänzt werden müssen. Vorgänge können auch direkt in die Akte gescannt werden, erhalten ebenfalls die Aktenmetadaten und eine Möglichkeit zur weiteren Verstichwortung. Zudem steht ein elektronischer Fachpostkorb zur Verfügung, der Posteingänge aus einem Scan- oder Postprozess aufnehmen kann und die weitere Bearbeitung durch die Sachbearbeitenden ermöglicht.

Die Fallbearbeitung wird vereinfacht durch verschiedene Übersichten wie Aufgabenlisten, Wiedervorlagen, Akten- und Dokumentstatusanzeigen, die für einen guten Überblick der anstehenden Aufgaben sorgen. Die digitale Aktenführung ermöglicht es den Bearbeitenden, schnell und parallel – auch im Vertretungsfall oder aus dem Homeoffice – auf die Akten zuzugreifen, die notwendigen Informationen aufgrund vielfältiger Suchmöglichkeiten schnell zu erhalten und so qualifiziert Auskunft erteilen sowie Vorgänge effizient bearbeiten zu können.

Beim praktischen Arbeiten mit der E-Akte tauchen weitere Ideen auf, wie die Arbeit künftig noch vereinfacht werden kann. So soll der Scanaufwand für die Digitalisierung der Papiereingänge möglichst reduziert werden. Hier gibt es schon konkrete Ansätze wie die Übernahme von Online-Anträgen mit hochgeladenen Zusatzdokumenten aus dem Portal oder die Übernahme von Unterlagen, die z.B. mittels der vom krz entwickelten ULA-App eingereicht werden könnten.

Im September haben sich weitere Kommunen über die Lösung informiert und Angebote vom krz erhalten. Die Stadt Petershagen hat sich bereits zur Einführung der digitalen Wohngeldakte entschlossen.