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24.09.2021

Elektronische Rechtskommunikation - so einfach wie eine E-Mail

krz bietet Anbindung des besonderen Behördenpostfachs über ProGOV–Server an

Die Verordnung zum elektronischen Rechtsverkehr verpflichtet Städte und Gemeinden in NRW, ihre Kommunikation mit der Justiz elektronisch abzuwickeln. Dafür wurde das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) aufbauend auf der Technik des elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP) entwickelt.

Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) hat bereits 2018 für die Stadt Bünde das erste besondere Behördenpostfach in NRW aufgebaut. EGVP wurde für eine sichere und rechtsverbindliche Nachrichtenkommunikation für Einzelnachrichten entwickelt, die nicht in gängige E-Mail-Programme integrierbar ist, sondern einen eigenen Client, den Governikus Communicator voraussetzt.

Dies ermöglicht eine verschlüsselte Kommunikation, birgt jedoch einige Nachteile im täglichen Umgang mit dem beBPo.. Zwar geht eine E-Mail Benachrichtigung über eine Nachricht im Behördenpostfach in Outlook ein, falls jedoch ein Mitarbeiter die Nachricht im Communicator abholt, kann der Vertreter diese aber nicht mehr einsehen. Auch ist der Umgang mit einer zusätzlichen Software umständlich.

Als Lösung hierfür bietet das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) eine Einbindung über das ProGov-Gateway in das Standard-Mailprogramm Outlook an. Damit wird das Versenden und Empfangen direkt aus Outlook möglich, und die üblichen Mechanismen für Abwesenheit und Vertretungsfälle greifen auch hier. Das ProGov-Gateway der Firma procilon wird bereits von den krz Kunden für die virtuelle Poststelle und die De-Mail genutzt.Die sichere Übertragung der Nachrichten erfolgt außerhalb des Verbandsnetzes des krz weiterhin über das doppelt verschlüsselte OSCI- Protokoll.

Eine eingehende beBPo Nachricht, z.B. von einem Gericht, wird an den vom krz betriebenen Intermediär zugestellt. Hier wird die Nachricht in einem dem adressierten Mandanten zugeordneten Postfach abgelegt. Das ProGOV-Gateway holt die Nachricht vom Intermedär ab und leitet sie gemäß den im internen Regelwerk hinterlegten Anweisungen an das vom Verbandsmitglied gewünschte Funktionspostfach oder an eine beliebige E-Mail Adresse weiter.

Das ProGOV-Gateway unterstützt zusätzlich eine Zustellung eingehender Nachrichten an verschiedene E-Mail-Adressen. Die Nachrichten werden dann anhand von Merkmalen im Nachrichtenbetreff oder anhand von enthaltenen Aktenzeichen vom Regelwerk verarbeitet. Für die Adressierung ausgehender Nachrichten benötigen die Verwaltungsmitarbeiter Zugriff auf das SAFE-Verzeichnis. In diesem sind alle am elektronischen Rechtsverkehr Beteiligten verzeichnet. Dieses Verzeichnis wird über eine ebenfalls vom ProGOV bereitgestellte „LdapSafeBridge“ in Outlook als Adressbuch eingebunden. So ist für den Versand ausgehender Nachrichten keine zusätzliche Software erforderlich.

Bei den Kunden des krz ist zudem das Dokumentenmanagementsystem (DMS), also das elektronische Archiv angeschlossen, hier werden ein- wie auch ausgehende Nachrichten automatisch rechtskonform abgelegt.

Die krz-Experten aus dem Bereich Digitalisierung und Innovation haben gemeinsam mit procilon Ende Juni und Anfang September online eine Infoveranstaltung über die Möglichkeiten und Vorteile der Umstellung für Kunden des krz und der GKD durchgeführt.