Seiteninhalt
19.08.2021

Warteschlangen waren gestern

Stadt Herford setzt Terminvereinbarungsplattform TEVIS ein

Auch wenn viele Behördendienstleistungen bereits online verfügbar sind, gibt es immer noch genug Gelegenheiten, bei denen ein Gang „auf’s Amt“ nötig oder gewünscht ist. Um den Bürgerinnen und Bürgern hier Wartezeiten zu ersparen, setzt die Stadt Herford seit November 2020 die Online-Terminvereinbarungsplattform TEVIS vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) ein, mit dem im Vorfeld ganz praktisch ein Termin online beantragt werden kann. Gleichzeitig werden die Sachbearbeitenden entlastet.

Sylke Haltermann von der Stadt Herford bewertet die neue Lösung positiv: „Wir sind mit dem Einsatz von Tevis und den Möglichkeiten, die es bietet, sehr zufrieden. Die Bürger*innen haben sich sehr schnell an die Möglichkeit der Online-Terminbuchung gewöhnt. Selbst Massenstornierungen von Terminen sind möglich und haben uns im Lockdown sehr geholfen.“

Über einen Online-Zugang, der für jede Kommune individuell angepasst werden kann, können Bürgerinnen und Bürger ihr Anliegen auswählen und einen Termin voll automatisiert vereinbaren. Dafür nutzen die Betroffenen meist einen Link auf der Homepage der Kommune und geben nach der Auswahl ihres Anliegens einige persönliche Daten ein, bevor der Termin gewählt werden kann. Im Anschluss erhalten sie eine Bestätigungsmail, die per Klick rückbestätigt werden muss, bevor der Termin letztlich im TEVIS-Kalender eingetragen wird.

Vor Ort wird dann ein spezielles Aufrufsystem angewendet. Sobald die Bürgerin oder der Bürger in der Behörde eintrifft, kann diese oder dieser sich an einem Anmeldeterminal mit der per E-mail erhaltenen Terminkennung bzw. dem QR-Code ankündigen. Somit ist er oder sie als anwesend und wartend im System zu erkennen und wird vom nächsten Sachbearbeitenden aufgerufen und zu seinem Platz geleitet. Dies geschieht über einen Aufrufmonitor, beispielsweise in einem Wartezimmer, auf dem die Terminkennung erscheint und ggf. der Platz bzw. das Zimmer des Sachbearbeitenden genannt wird.

Wer mit der Nutzung des Computers oder des Internets nicht vertraut ist, kann nach wie vor Termine telefonisch oder vor Ort vereinbaren, die vom Sachbearbeitenden über die TEVIS-Anwendung manuell in den Kalender eingetragen werden. So entstehen keine Konflikte mit den automatisch eingetragenen Terminen. Der Großteil der Terminvereinbarungen per Telefon oder vor Ort entfällt durch TEVIS jedoch, was eine große Entlastung für die Sachbearbeitenden bedeutet.

Die Stadt Herford ist mit TEVIS im Bürgerbüro an den Start gegangen, für das seit November bereits ca. 16.300 Terminvereinbarungen online gebucht wurden. Aktuell wird die Anwendung für die Rentenabteilung in Betrieb genommen, weitere Bereiche werden folgen.

Rathaus Herford (Foto: Wikicommons TUBShttps://creativecommons.org/licenses/by-sa/1.0/deed.en)