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08.07.2021

Digitales Einreichen von Dokumenten wird gut angenommen

Ein Jahr "Ula" beim Kreis Minden-Lübbecke

Damit Bürgerinnen und Bürger behördenseitig benötigte Unterlagen sicher digital einreichen können, entwickelte das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) die „Unterlagen App“, kurz „Ula“ genannt. Diese Applikation nutzt der Kreis Minden-Lübbecke seit dem 01.07.2020 produktiv im Jobcenter (wir berichteten). Zielsetzung ist es, das Papieraufkommen in der Behörde zu minimieren, den damit verbundenen Scanaufwand zu reduzieren und einen elektronischen Kanal im Sinne des OZG zu schaffen.

Die krz Ula ermöglicht es den Anwendenden seither, via mobilem Endgerät, Dokumente auf digitalem Wege einzureichen. Voraussetzung dafür ist ein Informationsschreiben der entsprechenden Behörde, auf dem ein spezieller QR Code aufgebracht ist. Dieser enthält die notwendigen Daten für die technischen Hintergrundprozesse. Die App kann komfortabel aus dem App-Store geladen werden. Nach Scan des QR-Codes kann der Anwender orts- und zeitunabhängig direkt loslegen und Unterlagen elektronisch einreichen. Über eine technische Verarbeitungskette gelangen die Dokumente direkt in die digital geführten Akte der Behörde.

Sören Staas, der Amtsleiter für Digitalisierung und Informationstechnik im Kreis Minden-Lübbecke, blickt zufrieden auf das vergangene Jahr zurück: „Wir waren seit Beginn der Entwicklung von der Lösung überzeugt und sehen uns durch die hohe Zahl der Downloads und die stetig steigende Zahl der Einreichungen bestätigt. Darüber hinaus stehen wir im laufenden Austausch mit dem Entwicklerteam im krz Lemgo, bringen vor dem Hintergrund weiterer Digitalisierungsprojekte Ideen ein und berücksichtigen natürlich auch das Feedback von Anwenderinnen und Anwendern. Die App wurde mit dem Jobcenter gemeinsam entwickelt, soll aber nun integraler Bestandteil in weiteren Verwaltungsbereichen werden, in denen trotz aller Digitalisierungsbestrebungen Dokumente manuell einzureichen sind. Ich danke dem krz Lemgo für die hervorragende Zusammenarbeit in diesem Projekt und freue mich auf die nächsten Entwicklungsschritte.“

Seit dem 01.07.2020 hat sich einiges getan: So wurden sämtliche Texte der „Ula“ durch den Kreis Minden-Lübbecke in mehrere Sprachen übersetzt. Auch eine Notizfunktion für die Einreichenden wurde geschaffen. Weiterhin wurde der FAQ-Bereich ausgestaltet, um die gängigsten Fragen der Endanwender/innen direkt in der App zu beantworten.

Die nah an den Endanwendern programmierte Applikation kommt jedenfalls an: Knapp 8000 Einreichungen seit Anbeginn dieses Jahres konnten über die Ula verzeichnet werden. Und seit Produktivsetzung wurde die Ula über 4000 Mal aus den gängigen App-Stores heruntergeladen, hierbei wird die App im Apple Store mit 4,6 von 5 Sternen sehr gut bewertet. In den kontaktlosen Zeiten steigt die Tendenz der digitalen Einreichungen weiter an.

Weitere Verwaltungsvorgänge, die mithilfe der Ula digital abgebildet werden sollen, stehen schon in den Startlöchern. Zudem entwickelt das krz derzeit eine Verwaltungsplattform für die Unterlagen App, die das Administrieren noch einfacher machen soll. „Die Unterlagen App findet definitiv Anklang. Gerade in Zeiten der Pandemie ist solch eine Applikation gefragter denn je. Der Reiseaufwand entfällt und der Einreichungsvorgang ist intuitiv und komfortabel“, resümiert Projektleiterin Irina Fuchs final.