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13.11.2020

DigiCheck in Porta-Westfalica:

Schon gleich mit Goldabzeichen oder doch zuerst das Seepferdchen?

Am 27.10.2020 fanden bei der Stadt Porta-Westfalica in dem Sachgebiet 63 (Bauordnung) zwei DigiChecks statt.

Die DigiChecks wurden bereits im Vorfeld mit den Digitalisierungsbeauftragten Heike Piech und Reiner Pape auf ein virtuelles Format abgestimmt: Das krz befragte Sachgebietsleiter „Bauordnung“ Reinhard Sander als auch sein Team - in Anwesenheit auch von Sachgebietsleiterin „Stadtplanung und Bauordnung“ Gabriele Schmidt - frei nach dem Motto „Zuhören, um dann dort ansetzen zu können, wo der Schuh drückt.“

Hierfür wurde die Methodik DigiCheck@Kom angewandt, bei dem vom krz systematisch die digitale Ausgangslage, die notwendigen digitalen Veränderungsbedarfe und der digitale Statusquo der IT-Herausforderungen erfasst wird.

Dabei wurden 15 Prüffelder in Porta-Westfalica in der Abteilung 61 abgefragt und systematisch erhoben, um diese Ergebnisse anschließend auf vorhandene Potenziale zu analysieren. In einem Abschlussbericht werden für die Abteilung 61 diese dann strukturiert ausgewertet und mit Handlungsempfehlungen, Kostengrößen und einer Digitalisierungsstrategie für 3 Jahre den Beteiligten präsentiert und übergeben.

Zum Start machten die zwei Moderatoren Matthias Kröff und Torsten Fisahn (beide krz) deutlich, dass dieser Workshop ausschließlich als Bühne für die Teilnehmenden dient, ihre konkreten persönlichen Bedarfe an die Digitalisierung bei ihrer täglichen Aufgabenerfüllung und in ihrem Arbeitsumfeld zu äußern. „Nutzen Sie also die Chance und teilen Sie uns – bei entsprechendem Prüffeld – Ihren konkreten Bedarf mit. Nur so können wir Ihnen auch individuelle Empfehlungen für Verbesserungen geben, die dann bei Ihnen auch auf hohe Akzeptanz stoßen werden“, so Fisahn.

„Lassen Sie uns Ihre individuelle Digitalisierungsstrategie stufenweise aufbauen, fangen Sie dabei bitte mit der Ersten, nicht mit der dritten Stufe an“, ergänzte Kröff. 

Diese Chance wurde von den inhaltlich sehr kompetenten und für Digitalisierung aufgeschlossenen Mitarbeitenden genutzt. In dem von den anwesenden Vorgesetzten Gabriele Schmidt und Reinhard Sander vorbildlich geprägten vertrauensvollen Workshops „purzelten“ viele Bedarfe, Anregungen, Verbesserungswünsche aber auch klärende Rückfragen heraus.

Diese gilt es jetzt zu analysieren, um anschließend priorisierte Empfehlungen als rahmengebende Teilstrategie der Stadt Porta-Westfalica mit dem beteiligten Sachgebiet und den zentral koordinierenden Digitalisierungsbeauftragten zu übergeben. „Wir bedanken uns daher für dieses sehr praxisorientierte Format mit Augenmaß und freuen uns auf Ihre Vorschläge“, verabschiedeten sich Reinhard Sander und Reiner Pape von Matthias Kröff und Torsten Fisahn.

Heike Scherf von der Stadt Porta Westfalica brachte im Laufe des Workshops die Herausforderungen von Digitalisierung und deren Einordnung auf den Punkt: „Wir stehen am Rand des Digitalisierungs-Schwimmbeckens und uns wird von vielen Seiten erzählt, was wir alles können sollen und müssen. Und das sind alles Techniken und Themen für das Schwimmabzeichen in Gold. In der Realität haben wir aber noch nicht mal das Seepferdchen-Abzeichen bestanden.“

Ein schöner Schlusspunkt, der sicherlich stellvertretend für viele Bereiche bei der Mehrzahl der krz-Verbandskommunen und darüber hinaus gilt.