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30.09.2020

Digitalisierung und Kooperation

Regierungspräsidentin besucht das krz

Am 10. September besuchte die Regierungspräsidentin von Ostwestfalen, Judith Pirscher, gemeinsam mit Dr. Malte Wietfeld, Dezernatsleiter für Organisationsangelegenheiten, Informations- und Kommunikationstechnik, Innenrevision der Bezirksregierung das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) um sich über die Arbeit des IT-Dienstleisters zu informieren. Ein weiteres Ziel dieses Besuches war, darauf aufbauend Bereiche für eine Kooperation zu erarbeiten und herauszufinden, wo die Bezirksregierung koordinierend wirken kann.

Schwerpunkt der Präsentation des krz war dementsprechend die Digitalisierung im Verbandsgebiet. Das krz wurde dabei durch Geschäftsleiter Lars Hoppmann, seinen Stellvertreter Martin Kroeger und die stellvertretende Abteilungsleiterin Bürgerservice, E-Government und Geoinformationssysteme Michaela Lehnert vertreten. Darüber hinaus informierten Jan-Hendrik Reese und Jonas Linde vom krz über die Umsetzungsarbeiten zum Onlinezugangsgesetz (OZG). Für Fragen standen außerdem Wilfried Kruse und Prof. Dr. Frank Hogrebe vom Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung IVM² zur Verfügung, die das krz bei seiner Digitalisierungsstrategie wissenschaftlich begleiten.

Digitalisierung seit 2000
Die Experten des krz beschäftigen sich seit 2000 mit der Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen, die sie immer in enger Zusammenarbeit mit einzelnen Pilotkunden vorangetrieben haben. „So haben wir Vertrauen geschaffen“, erklärte Michaela Lehnert und Lars Hoppmann betonte den pragmatischen Ansatz des krz dabei „Es geht darum, Dinge umzusetzen“, betonte er.

Nach Verabschiedung des Online-Zugangsgesetzes (OZG), das besagt, dass bis Ende 2022 alle Behördenvorgänge auch digital beantragbar sein müssen, intensivierte das krz die Zusammenarbeit mit seinen Verbandskommunen in der gemeinsamen E-Government AG, begleitet vom IVM². Das Ziel: Gemeinsam den Stand der Digitalisierung zu analysieren und eine Strategie für alle Verwaltungen zu erarbeiten. „Die Kommunen haben alle die gleiche Problemlage“, erläuterte Michaela Lehnert den Ansatz. „Daher ist es wichtig, den Austausch und die Kooperation zwischen unseren Eigentümerkommunen zu unterstützen.“ Acht Referenzkommunen wurden näher betrachtet und gemeinsame Handlungsfelder erarbeitet. Darüber hinaus untersuchten verschiedene Kommunen als Themenpaten sämtliche rund 5.500 Einzelleistungen des OZG-Kataloges auf kommunale Relevanz.

DigiCheck@Kom – Digitalisierung da „wo der Schuh drückt“
Die direkte Digitalisierungsarbeit in den Verwaltungen im Rahmen des DigiCheck@Kom präsentierte Torsten Fisahn. Die Herangehensweise des krz ist dabei, in enger Zusammenarbeit mit den Kommunen und den direkt betroffenen Sachbearbeitenden konkrete Ziele und Aufgaben zu eruieren. Digitalisierung von unten, sozusagen. Aus der gemeinsamen Analyse vor Ort entwickelt das krz Entscheidungsvorschläge für eine Umsetzung innerhalb der nächsten vier Jahre. Die Entscheidungshoheit über das „ob“ und das „wann“ der vorgeschlagenen Maßnahmen liegt bei den Kommunen. Mehrere DigiChecks bilden die Gesamt-Strategie der Stadt oder Gemeinde. Das krz übernimmt die Aufgaben als Technologischer Lösungsanbieter (DigiTech@Kom), für den Kompetenzaufbau bzw. die Qualifizierung (DigiFit@Kom) und unterstützt mit Konzepten und Beratung (DigiChange@Kom).

Jan-Hendrik Reese und Jonas Linde stellten im Anschluss die konkrete Umsetzungsarbeit des OZG vor.

OZG Content – wer ist wofür zuständig?
Das erste Problem nach Erlass des Onlinezugangsgesetzes, so Reese, sei gewesen, dass „keine Kommune genau wusste, was zu tun sei.“ Der Katalog des IT-Planungsrates kategorisierte nur nach Regelungs- nicht jedoch nach Vollzugskompetenzen. Die 600 OZG-Leistungen in 14 Themenfeldern entpuppten sich daher als mehr als 5.500 Einzelaufgaben, die im ersten Schritt zunächst den Kommunen entsprechend ihrer Verwaltungsebene und Größenklasse zuzuordnen waren.

Aus diesem Grund wurden die einzelnen Themenfelder an Themenpaten aus der Facharbeitsgruppe OZG – Teil der E-Government AG – vergeben. Diese hatten die Aufgabe, jede dem Themenfeld zugehörige Einzelleistung darauf zu prüfen, ob sie eine kommunale Relevanz besitzt. Die Prüfung wurde direkt auf Basis der Größenklassen durchgeführt. Dadurch konnten für das Verbandsgebiet, welches aus Kreisen und kreisangehörigen Städten und Gemeinden besteht, knapp 2000 Einzelleistungen als relevant eingestuft werden.

Diese Analyse einschließlich der Gegenprüfung durch die Kommunen habe die FAG allein über ein Jahr lang beschäftigt, so Reese. Das Ergebnis ist der OZG Content, eine Aufschlüsselung aller Verwaltungsdienstleistungen für die Verbandskommunen. „Alle Kommunen wissen jetzt, was sie zu tun haben“, ist das Ergebnis der Arbeit.

In seiner Detailtiefe ist der OZG Content einmalig. Daher hat auch der Dachverband kommunaler IT-Dienstleister in NRW (KDN) Interessen an der Aufschlüsselung bekundet. Gespräche zu einer möglichen Förderung bzw. Kooperation wurden bereits geführt.

Ungefähr die Hälfte der Leistungen hat dabei auch Unternehmensbezug. Aus diesem Grund ist das krz in Kontakt mit den Wirtschaftsförderungen der Kreise, denn ein gutes Angebot an Online-Diensten bzw. eine schnelle Bearbeitung kann als Standortvorteil für eine Region wirken.

OZG Kompass – Darstellung und Analyse des bisher erreichten
Um die Leistungen sowie die Umsetzungen des OZG transparent und verlässlich darzustellen, hat Jonas Linde den OZG-Kompass entwickelt. Dieses „Cockpit“, Lindes Abschlussarbeit seiner Ausbildung im krz, ermöglicht den Verbandskommunen mehrere Darstellungsmöglichkeiten.

Der OZG-Kompass ordnet und bündelt die 135.000 Datenfelder, die der OZG-Katalog des Landes enthält. Gleichzeitig enthält er zukünftig eine Zuordnung der angebotenen Leistungen vom krz, von Drittanbietern sowie von Ergebnissen aus den Digitallaboren und anderen Umsetzungsprojekten. Der Kompass dient so auch dazu, Lücken in der OZG-Umsetzung zu finden und zu schließen.

Vor allem jedoch bietet er eine übersichtliche Darstellung der Ergebnisse der FAG und ermöglicht eine Filterung sowie eine Auswertung der OZG-Aufgaben. Die Kommunen können hier die Priorisierung der Umsetzungsprojekte eintragen und sowohl den individuellen Reifegrad als auch den globalen Reifegrad einer Leistung erfahren. Zugleich können sie einsehen, welchen Verwaltungen welche Lösungen bereits im Einsatz haben und sich mit ihnen austauschen und vernetzen.

Langfristig ist auch hier eine NRW-weite Nutzung des Systems denkbar.

Austausch zu Prozessoptimierung
Die Besucher der Bezirksregierung interessierten sich besonders für die Motivation der Kommunen, Prozesse zu optimieren und Digitalisierungsprojekte umzusetzen.

Hier erläuterten Wilfried Kruse und Prof. Dr. Hogrebe die besondere Herangehensweise des krz. Die Kommunen und ihre Sachbearbeitenden werden direkt mit einbezogen, und oft können letztere am besten beurteilen, welche Leistungen eine durchgehende Digitalisierung benötigen, sei es aufgrund komplexer Prozesse oder hoher Fallzahlen. Über die ganz pragmatischen Fragen „Was wird am dringendsten benötigt?“ „Wo können sich die Kommunen austauschen und eventuell gegenseitig unterstützen?“ „Wo reicht es, für die bürgernahe Kommunikation ein digitales Formular vorzuschalten, wo lohnt es sich, gleichzeitig die Prozesse zu überarbeiten?“ wird eine hohe Akzeptanz bei den Verwaltungen und ihren Beschäftigten erreicht. Und bei allem wird die inhaltliche Priorisierung von den Verwaltungen und den Sachbearbeitenden bestimmt. Dadurch werden alle Änderungen von den Mitarbeitenden in den Verwaltungen akzeptiert und mitgetragen und der Mehrwert der Digitalisierung für die Verwaltung wird klar.

Auf die Frage der Regierungspräsidentin nach der Wirksamkeit der Digitalisierungsstrategie über das Verbandsgebiet hinaus konnte das krz auf die Mitarbeit in Umsetzungsprojekten und Digitalisierungslaboren auf Bundes- und Landesebene hinweisen. So wird die Eigenentwicklung Schüler Online im IT-Planungsrat als Modellanwendung betrachtet, oder die Unterlagen-App als Basisarchitektur beim KDN geführt.

Die Besucher interessierten sich ebenso für die Zusammenarbeit mit Dachverbänden und Ministerien wie auch für die Abrechnung der krz-Leistungen mit den Kommunen. Ein reger Austausch entwickelte sich zu der Frage, wie Veränderungen vorangetrieben, Prozesse optimiert, Priorisierungen gesetzt und Betroffene motiviert werden können. Beide Seiten waren sich einig, dass der bei diesem Termin begonnene Dialog unbedingt weitergeführt werden soll.

Werden den Austausch fortführen: (v.l.) Lars Hoppmann (Geschäftsleiter krz), Martin Kroeger (stellv. Geschäftsleiter krz), Regierungspräsidentin Judith Pirscher, Prof. Dr. Frank Hogrebe (IVM²), Jan-Hendrik Reese (krz), Wilfried Kruse (IVM²), Dr. Malte Wietfeld (Bezirksregierung Detmold) Torsten Fisahn (krz), Jonas Linde (krz) und Michaela Lehnert (stellv. Abteilungsleiterin Bürgerservice, E-Government und Geoinformationssysteme krz)