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26.08.2020

Medienbruchfrei abrechnen

krz entwickelt Schnittstelle zwischen Veranstaltungsmanagement und Work4All


Jedes Jahr schult das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) rund 4.000 Kunden und Anwender. Auch die Corona-Pandemie hat das Angebot des Lemgoer IT-Dienstleisters nicht zum Erliegen gebracht. Online-Seminare haben bereits viele Präsenzveranstaltungen mit großem Erfolg ersetzt.

Um die Abrechnung der Schulungen etc. zu erleichtern, besser nachvollziehbar zu machen und das Rechnungsaufkommen bei den Kommunen zu verringern, hat das krz nun die Terminverwaltung an das hauseigene Rechnungswesen angekoppelt. Klaus Vieregge, Entwickler im Geschäftsbereich Digitalisierung und Spezialist für CRM hat dafür eigens eine Schnittstelle programmiert. Das von ihm und Jürgen Grote (Leiter der krz-Akademie) in CRM aufgebaute Schulungsmanagement verwaltet bereits Termine, Teilnahmebestätigungen, online-Anmeldungen sowie automatische Prozesse bei Absagen oder Stornierungen und vieles mehr.

Wo vorher Mitarbeiter der krz-Akademie Teilnehmerlisten im System händisch abgleichen mussten, können nun direkt die Dozenten und Verantwortlichen aus den Geschäftsbereichen nun direkt mit ein paar Klicks die Daten an die Rechnungsstelle im Haus weiterleiten. Im Laufe der Weiterverarbeitung werden für Debitoren auch ggf. Anmeldungen mehrerer Teilnehmender zusammengefasst, sodass die Kommunen nicht mehr für jeden einzelnen Teilnehmer einer Schulung eine Rechnung erhalten, sondern diese gebündelt in einer gemeinsamen Rechnung erscheinen.

Die Teilnahme und das Festlegen, ob diese abgerechnet werden soll, werden dabei weiterhin von den zuständigen Geschäftsbereichen erfasst. Dies ist besonders bei den nun vorherrschenden Online-Angeboten wichtig, denn hier kann nur der Dozent nachvollziehen, wer wirklich teilgenommen hat. Im Anschluss kann das Rechnungswesen die Daten übernehmen und daraus sehr leicht die Rechnungen erzeugen und versenden.

Nach Rechnungserstellung liefert das System zudem Rückmeldungen ans CRM, sodass hier auch die jeweilige Rechnungsnummer für abgerechnete Anmeldungen einzusehen ist. Dies ermöglicht den Akademie-Mitarbeitern und den Geschäftsbereichen auch, bei eventuellen Rückfragen oder Reklamationen alle Vorgänge schnell und einfach nachzuvollziehen und zu bearbeiten.

„Die implementierte Lösung reduziert den Arbeitsaufwand für die Faktura von Veranstaltungen erheblich. Die Abrechnung eines Termins ist jetzt in wenigen Minuten möglich und auch relativ unabhängig von der Anzahl der Teilnehmenden. Somit können wir zeitnah fakturieren und uns stärker auf die Vorbereitung von Seminaren konzentrieren, um unser Angebot noch besser an die Bedürfnisse unserer Kunden anzupassen“, freut sich Jürgen Grote, stellv. Geschäftsbereichsleiter Vertrieb, Marketing und Projekte für die krz-Akademie.