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11.05.2020

Optimierte Personalverwaltung beim Christlichen Schulverein Minden e.V.

Synergien durch Prozessreorganisation im HR Accounting

Bereits seit mehr als zehn Jahren ist der Christliche Schulverein Minden e.V. (CSV) Kunde des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz). Im HR-System P&I LOGA werden aktuell zwölf Mandanten für den CSV abgerechnet und betreut. Dadurch entschieden sich die Schwester-Schulen auch bei der Optimierung der Verwaltungsprozesse im Bereich der Personalverwaltung für die P&I LOGA HR Anwendungen und das krz als Service Provider.

Der Christliche Schulverein Minden e.V. wurde aus einer Elterninitiative heraus gegründet. Die Bildungseinrichtungen (Kitas und verschiedene Schulformen im Kreis Minden-Lübbecke) des CSV sind ein Ort des gemeinsamen Lernens. In der angstfreien Umgebung der Freien Evangelischen Schulen sollen sich aus Kindern kompetente Persönlichkeiten mit einer christlich gelebten Überzeugung und Verantwortung entwickeln.

Dimitri Riesen vom CSV erläuterte: „Das P&I LOGA HR-Portfolio des krz bietet für HR Anwendungen und das Setting ein interessantes Preis-Leistungsverhältnis mit entsprechendem Know-how. Anschaffungskosten für die Lizenzen, Hardware und Wartungsverträge entfallen. Dies ist besonders für den Start einer neuen Bildungseinrichtung sehr vorteilhaft. Außerdem sind immer die richtigen Ansprechpartner für Customizing, Schulungen und Support in relativer Nähe zum Standort und von einem Dienstleister verfügbar.“

Für Schulen in privater Trägerschaft ist die Planung, Steuerung und Kontrolle der Personalkosten von großer Bedeutung, da sie den größten Kostenblock bilden und die Personalressourcen betriebswirtschaftlich optimal eingesetzt werden sollen. Zusätzlich müssen private Schulträger jederzeit dazu in der Lage sein der Bezirksregierung eine Aussage zu diesen Zahlen abzugeben, insbesondere wenn Lehrer an verschiedenen Schulen unterrichten.

Anfang 2019 suchte der CSV daher den Kontakt zum LOGA-FIBU-Fachbereich des krz, der dann im März in einem gemeinsamen Projektworkshop mit den Mitarbeitern des krz, die Möglichkeiten und Notwendigkeiten in P&I LOGA darstellte und mit den Auftraggebern abstimmte.

Auf diese Weise wurden alle relevanten LOGA Mandanten des CSV bestimmt. Im krz wurde mit differenzierten Reporten über den Status-Quo der hinterlegten Vorgaben und Konfigurationen der FIBU sowie die Kostenrechnungen für diese Mandanten analysiert. Diese Daten ermöglichten einen transparenten Überblick über die gegebene Situation der LOGA FIBU-Konfigurationen aller CSV Mandanten.

Auf Basis dieser gelieferten Informationen erfolgte anschließend beim CSV, zwischen den Fachbereichen Finanzbuchhaltung/Controlling und der Personalwirtschaft, eine interne Abstimmung und anschließende Angleichung der Kontierungsvorgaben für die unterschiedlichen HR-Geschäftsvorfälle aller zwölf Mandanten.

Zwischen den Projektverantwortlichen Dimitri Riesen (CSV) und Michael Schmidt (krz) wurden dabei folgende Themenbereiche für die Anpassungen abgestimmt und dokumentiert:

  • erforderliche Konten des SKR03 in LOGA
  • Kostenstellenrahmenplan für die Mandanten
  • notwendige Arten von Kontierungsgruppen
  • Kostenträgerrahmenplan für die Mandanten
  • Kontierungen für die Geschäftsvorfalltypen
  • Kontierungen für Verbindlichkeiten aus der Personalwirtschaft
  • Besondere Lohnartenkontierungen
  • Mitarbeiterkontierungsgruppenzugehörigkeit
  • Mitarbeiterkostenstellenzugehörigkeiten
  • Mitarbeiterkostenträgerzugehörigkeiten
  • Informationen für den technischen Datensatzaufbau

P&I LOGA bildet die Komplexität der kundenindividuellen Anforderungen der Finanzbuchhaltung und die der Kosten- und Leistungsrechnung auf diversen Ebenen pro Mandant ab. Zunächst wird der Kontenrahmen für die abrechnungsrelevanten Geschäftsvorfälle in LOGA eingerichtet. Dieser bildet die Basis für die weiteren Verbuchungssteuerungen des Personalaufwandes. Für unterschiedliche Mitarbeitergruppen (z.B. Tariflich Beschäftigte, Beamte, Aushilfen...) können unterschiedliche Kontierungen in Kontierungsgruppen konfiguriert werden.

Zur Umsetzung der neuen Anforderungen wurden zunächst alte Kontierungen, Kostenstellen und Kostenträger zum 31.12.2018 abgegrenzt. Neue Vorgaben zur Kontierung und Kostenrechnung wurden dann rückwirkend zum 01.01.2019 bei allen zwölf Mandanten eingesetzt. Bei der Auswertung und Analyse des neuen Einrichtungsstatus sämtlicher Mandanten wurden schließlich erneut diverse Feinheiten zwischen den Projektverantwortlichen abgestimmt, eingerichtet und ausgewertet.

Nach den Anpassungen konnten ab Januar 2019 Korrekturabrechnungen durchgeführt, die Daten rückwirkend auf den alten Kontierungen storniert und auf die neuen harmonisierten Konten, Kostenstellen und Kostenträger gebucht werden.

Insgesamt wurden im Rahmen dieses dreimonatigen Projektes ca. 3800 individuelle Einstellungen in LOGA geprüft und angepasst. Vor allem da zahlreiche detaillierte Abstimmungserfordernisse erst durch die Realisation im laufenden Betrieb deutlich wurden und somit erst im Verlauf der Arbeiten angepasst werden konnten.

Durch die Reorganisation der Konfigurationen in LOGA werden sowohl die Mitarbeiter im Bereich Personal, als auch die Angestellten in der Buchhaltung erheblich entlastet und können monatlich ca. drei Tage an Arbeitsaufwand für die Verbuchung einsparen.

Mit der jetzigen Harmonisierung der Kontierungen und Schnittstellen sind die Zahlen der Personalbuchhaltung erheblich zeitnaher und detailreicher in der Finanzbuchhaltung verfügbar, was die Aktualität der Datenbasis für das nachgelagerte Business Intelligence System optimiert.

„In naher Zukunft ist noch geplant das LOGA-Archiv an das beim CSV vorhandene Dokumentenmanagementsystem einzubinden, um so alle Daten in einer elektronischen Personalakte hausintern und zentral verfügbar zu haben. Im Anschluss folgt die täglich aktualisierte Übergabe von Personalstammdaten von LOGA an die interne Business-Intelligence Lösung zur taggenauen Verknüpfung und zum Reporting für schultypische Anforderungen“, sagt Dimitri Riesen.