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24.01.2020

Optimal auf die Umstellung vorbereiten

krz schult Kernteams und Anwender in newsystem

1.146 Teilnehmeranmeldungen für Schulungen und Veranstaltungen zum Thema newsystem im Jahr 2019. Diese Zahl spiegelt den Umfang der Umstellung auf die neue Finanzsoftware für die Verbandskommunen des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz) wider. Damit wurden die Verantwortlichen in 16 Kommunen für die neue Finanzsoftware fit gemacht. Die Einführung der neuen Anwendung des Herstellers Infoma ist notwendig, da die bisherige vom krz betreute Lösung vom Hersteller abgekündigt wurde.

Seit dem Start des Umstellungsprojektes im Jahr 2017 bis Ende 2019 fanden insgesamt 327 Seminare, Schulungen und Einführungsveranstaltungen statt. Die neue Software deckt alle Aspekte des Finanzwesens in einer Kommune ab. Von Anlagenbuchhaltung über Mittelprüfung bis Zahlungsverkehr wurden die unterschiedlichen Schwerpunkte und ihre Besonderheiten in den Unterweisungen berücksichtigt. Allein das Thema „Steuern und Abgaben“ ist im Schulungskatalog des krz noch einmal in acht weitere Themen untergliedert.

Die Experten aus dem krz haben dabei die Fragen und Probleme miteinbezogen, die bei den drei bereits 2017 umgestellten Pilotkunden Rödinghausen, Kirchlengern und Lübbecke in der Praxis aufgekommen waren.

Um das Wissen besonders effektiv in die Finanzverwaltungen zu tragen, werden die Schulungen gestaffelt durchgeführt. So gibt es Seminare für die sogenannten Kernteams in den Kommunen, die die Umstellung durchführen und daher tiefere Kenntnisse in die Software erlangen, während sie gleichzeitig als Multiplikator in der eigenen Verwaltung fungieren.

Aber natürlich werden auch die Anwender im den Einsatz der Software eingewiesen. In 1240 Stunden wurde die konkrete Handhabung des Systems vermittelt. Und auch spezielle Anwendergruppen, wie z.B. die Mitarbeitenden in Rechnungsprüfungsämtern werden bei den Einweisungen berücksichtigt.

Die 36 Dozenten, sowohl vom Hersteller selbst als auch aus der Abteilung Finanzservice des krz, kamen den Kunden dabei nicht nur im übertragenen Sinne entgegen. Knapp die Hälfte aller Seminarbesucher wurden ortsnah unterwiesen, so zum Beispiel direkt im Rathaus der Stadt Lübbecke Teilnehmende aus den umliegenden Gemeinden. Zusätzlich begleiteten die krz-Fachleute die Beschäftigten auch direkt an ihrem Arbeitsplatz, zum Beispiel im Rahmen der Echtstartunterstützung So sind die Anwender in den Kommunen in allen Aspekten optimal auf die Umstellung auf die neue Finanzsoftware vorbereitet.

Und das Projekt geht weiter. Ende 2020 werden die letzten 14 Kunden im Zweckverband des krz umgestellt. Hierfür sind bereits für das erste Halbjahr 105 weitere Schulungstage veranschlagt.