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25.10.2019

Anliegenmanagement und Elternbeiträge

Informationsveranstaltungen zu E-Government-Services des krz am 08.10.2019

Die Digitalisierung zieht langsam aber stetig in die Verwaltungen ein. In diesem Rahmen informierten sich am 08. Oktober pro Veranstaltung jeweils 15 Teilnehmer aus insgesamt 13 Verbandskommunen im Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg / Lippe (krz) über die Online-Angebote "Anliegenmanagement" und "Elternbeiträge Online".

Martin Wieczorek präsentierte den Teilnehmenden die Vorteile und die einfache Bedienung des "Anliegenmanagements" mit einer Live-Demonstration anhand des Beispiels einer defekten Straßenlaterne sowie entdeckter Straßenschäden. Will ein Bürger seiner Kommune derartige oder andere Hinweise melden, kann er dies einfach über das "Anliegenmanagement" des Lemgoer IT-Dienstleisters tun. Fotos und Dokumente zum Anliegen können von jedem einfach hochgeladen werden. Außerdem bietet die Anwendung Raum für Anmerkungen und eine Kartenfunktion, in der markiert werden kann, wo Schäden oder Defekte bemerkt wurden. Die schnelle und unkomplizierte Handhabung soll dabei möglichst viele Bürgerinnen und Bürger dazu animieren, Probleme in der öffentlichen Infrastruktur zu melden.

Damit helfen sie auch der Verwaltung, denn die Zuständigen wissen so nicht nur, wo der Schaden ist, sondern auch, wie er aussieht. Folglich können sie direkt beurteilen, welches Werkzeug, Material und welcher Personaleinsatz nötig sind, um ihn zu beheben. Die Kommune wird bei Eingang eines neuen Anliegens automatisch benachrichtigt und die verantwortlichen können sofort unkompliziert in die Bearbeitung einsteigen.

Die Anwendung "Anliegenmanagement" wird auf dem E-Government-Gateway des krz umgesetzt, genau wie die E-Government-Lösung "Elternbeiträge Online". Als zentrale Plattform für Bürgerinnen und Bürger ebenso wie Mitarbeitende ermöglicht das Elternbeitragsportal eine prozessgesteuerte und vollständig digitale Abwicklung von Verwaltungsvorgängen im Bereich KITA/OGS.

Nach einer allgemeinen Erläuterung des Verfahrens durch die Projektleiterin Irina Fuchs präsentierte Cindy Rosner das Elternbeitragsportal. Dazu führte sie den Zuhörenden vor, wie beginnend mit der Erstmeldung der Kinder- und Betreuungsdetails durch eine Kita, die zugehörigen Daten in die Aufgabenliste der zuständigen Verwaltungsstelle übermittelt werden. Die Eltern können Ihr Einkommen über das Portal melden, und den Nachweis dazu bequem von zu Hause hochladen. Dazu registrieren sie sich, und können so auch ihre Dokumente und den Bearbeitungsstatus über ihr Bürgerkonto jederzeit ansehen. Auch wenn der Papiereinsatz durch Anwendungen wie "Elternbeiträge Online" reduziert werden soll, steht der Papierweg den Eltern sowohl für die Einkommensmeldungen als auch für die Bescheidzustellung weiterhin offen.

Anschließend stellte Jan Tümce die Vorteile des zentralen Drucks und Versands von Bescheiden über PrintgateQ vor. Neben geringeren materiellen und zeitlichen Aufwendungen, profitiert hierbei der Benutzer auch durch Portorabatte und -optimierung, die durch das krz angeboten werden.

Andreas Magers präsentierte die digitale Elternbeitragsakte, die den Sachbearbeitern in der Verwaltung eine transparente Übersicht über die Vorgänge bietet. Die Akten werden automatisiert angelegt und mit Metadaten versehen. Dokumente aus dem Fachverfahren sowie dem Elternbeitragsprozess werden automatisch abgelegt. Für  Auskunfts­zwecke stehen komfortable Suchmöglichkeiten zur Verfügung und obendrein sind alle Akten revisionssicher abgelegt.

Für alle Online-Verwaltungsdienste von Land und Kommunen kann bereits das Servicekonto.NRW als übergreifender Authentisierungsdienst für Bürgerinnen und Bürger genutzt werden. Aufgrund des hohen Sicherheitsgrades und der effizienten Arbeitserleichterung für die Bürger sowie die Verwaltungsangestellten fanden beide Online-Angebote nach der Veranstaltung einen sehr positiven Anklang. Vor allem für das "Anliegenmanagement" wurde von mehreren Teilnehmern starkes Interesse bekundet.