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28.06.2019

Wegbereiter der Digitalisierung

krz-Experte auf E-Rechnungsgipfel

Deutschland ist im europäischen Vergleich bezüglich des aktuellen Umsetzungsstands der E-Rechnung zwar nicht führend, hat aber gute Chancen, mit deren rascher Einführung einen großen Schritt nach vorne bei der Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen zu machen. Hierzu ist es notwendig, sich zu bestehenden Erfahrungen aus bereits erfolgreich laufenden Projekten und Lösungen in Wirtschaft, Verwaltung und auch im europäischen Kontext auszutauschen und diese nutzbar zu machen.

Unter fachlicher Leitung des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat und des Verbandes elektronische Rechnung fand daher am 3. und 4. Juni 2019 der 5. E-Rechnungs-Gipfel in Bonn statt. Akteure aus Wirtschaft, öffentlicher Verwaltung und von führenden Rechnungsdienstleistern tauschten sich an zwei Tagen intensiv zu dem Thema aus.

Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) ist ein Vorreiter auf dem Gebiet. Bereits seit 2010 hat der ostwestfälische Serviceprovider die Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen im Rahmen des Rechnungseingangsworkflows in seinem Produktportfolio. Auch die krz Rechnungen können den Kunden in elektronischer Form übermittelt werden.

Am 4. Juni nahm folglich Martin Kroeger, Abteilungsleiter Finanzservice des krz, am Expertengespräch der Tagung teil. Gemeinsam mit Gabriele Mayer vom Bundesverwaltungsamt, Olivia Vorstheim (SAP) und Andreas Michalewicz (Hessisches Ministerium der Finanzen) diskutierte er zum Thema: „Digitalisierung der Verwaltungsprozesse - Die E-Rechnung als Beschleuniger und Türöffner für E-Akte und E-Bestellung?“. Martin Kroeger konnte aus der Praxis der 30 krz-Verbandsmitglieder berichten, für die sich die E-Rechnung als eine Triebfeder der Verwaltungsdigitalisierung erwiesen hat. Die Finanzservices des krz sind eng in die Verwaltungsabläufe der Kommunen eingebunden, insbesondere der elektronische Freigabeworkflow sowie die digitalen Aktenlösungen des krz sind somit geradezu eine unumgängliche Konsequenz. Martin Kroeger betonte, dass immer der gesamte Prozess betrachtet werden muss und dass das krz daher seinen Kommunen seit 2010 vollumfängliche papierlose Rechnungsprozesse vom elektronischen Eingang über die Rechnungsfreigabe bis hin zur elektronischen Ablage und Aufbewahrung anbietet.

Dieses Herangehensweise ist unbedingt notwendig, um die in den internen Prozessen gebundenen Kapazitäten so gering wie möglich zu halten. Auf diesem Weg wird den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zeit für die inhaltliche Arbeit im Sinne der Bürgerschaft zurückgegeben und somit auch ein Beitrag zur Erhaltung der Handlungsfähigkeit in den Kommunen geleistet.

Der Blick des krz Finanzexperten in die Zukunft war mit einer Bitte an die Vertreter der Ministerien verbunden. Neben den elektronischen Eingangsrechnungen sollte auch das Thema „elektronische“ Versendung der Bescheide als verwaltungsseitiges Substitut für die Ausgangsrechnung in den nächsten Schritten berücksichtigt werden und die benötigten Rahmenbedingungen dafür geschaffen werden.

Denn nur auf den ersten Blick ist die gesetzliche Verpflichtung der Hauptmotivator für die Digitalisierung. Bei genauerem Hinsehen wird deutlich: Die gesamtwirtschaftlichen Effizienzgewinne durch eine konsequente Digitalisierung der Bestell-, Rechnungs-, Bescheid- und Bezahlprozesse sind um ein Vielfaches höher als die Vermeidung von Umsatzsteuerbetrug, die ein weiteres starkes Argument liefert.

Weitere Informationen, Downloads und Studien rund um die E-Rechnung finden Sie hier. (www.e-rechnungsgipfel.de)

Martin Kroeger