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22.02.2019

Infoveranstaltung zu "Elternbeiträge Online"

Digital von A bis Z

Am 30. Januar 2019 lud das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) zu einer Informationsveranstaltung rund um den E-Government-Service "Elternbeiträge Online" in die Alte Hansestadt Lemgo ein. Mit der prozessgesteuerten Anwendung „Elternbeiträge Online“ stellt das krz Services für Erziehungsberechtigte mit Kindern in KITAs oder Offenen Ganztagsschulen (OGS) bereit. Darüber hinaus ermöglicht die Anwendung, alle für die Festsetzung der Elternbeiträge erforderlichen Schritte - von der Meldung der Kindertageseinrichtung bis hin zur Zustellung des Bescheids und der Abbuchung des Beitrages - komplett elektronisch abzuwickeln. Ganz nach dem Motto: Digital von A-Z!

Die rund 30 Teilnehmenden aus 12 Kommunen des krz-Verbandsgebiets wurden durch Mirko Strüßmann, Fachteamleiter E-Government, und Irina Fuchs, Projektleiterin für Elternbeiträge Online, begrüßt und an das Thema herangeführt.

Zum Einstieg präsentierte Dozent Martin Wieczorek das Elternbeitragsportal: Er führte den Zuhörenden vor, wie beginnend mit der Erstmeldung der Kinder- und Betreuungsdetails durch die Kitas die zugehörigen Daten in die Aufgabenliste der zuständigen Verwaltungsstelle übermittelt werden.

Nach der Übernahme dieser Falldaten erhalten die Eltern eine Aufforderung, das Jahreseinkommen für das laufende Jahr im Rahmen einer Selbsteinschätzung genauer zu beziffern. Dafür können sich die Erziehungsberechtigten in einem Bürgerkonto registrieren. Kitas, OGS, Eltern und Sachbearbeiter arbeiten und kommunizieren so über die gleiche Portalplattform miteinander. Den Eltern, die den Postweg bevorzugen, steht dieser für Erklärungen und Bescheide weiterhin zur Verfügung. Eingehende Poststücke können in der Verwaltung nämlich via Scanmodul digitalisiert und elektronisch weiterverarbeitet werden.

Jan Tümce, Outputmanager im Bereich Produktion, referierte danach zum Thema Bescheiddruck im krz und wusste von knapp 30.000 Dokumenten zu berichten, die im Jahr 2018 für den Dienst „Elternbeiträge Online“ verarbeitet und versandt wurden. Dafür setzt das krz den Drucker-Client PrintgateQ ein, eine Software zum Einsammeln individueller Dokumente. Die Handhabung für die Anwender funktioniert dabei genauso einfach wie bei einem normalen Druckvorgang. Manuelle Versand-Tätigkeiten, wie beispielsweise Falten und Kuvertieren, entfallen durch den Software-Einsatz, gleichzeitig profitieren die Verwaltungen von den Portorabatten, die das krz als Großkunde der Post erhält.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil des Rundum-Pakets des krz ist die Anbindung der E-Akte: Sämtliche im Prozess erzeugten Dokumente werden im Hintergrund automatisiert archiviert und in der Digitalen Elternbeitragsakte bereits komplett verstichwortet abgelegt. Andreas Magers, zuständiger Anwendungsbetreuer im Bereich DMS, erläuterte hierzu, wie die Digitale Elternbeitragsakte neben einer einfachen Handhabung auch umfängliche Such- und Recherchemöglichkeiten bietet, um Bescheide und Co. schnell aufzufinden. Somit wird eine vollständige und rechtssichere digitale Aktenführung gewährleistet und die Bearbeitenden können schnell und effektiv Auskunft erteilen.

Zu dem digitalen Vormerksystem für Kindertageseinrichtungen KITA-Navigator referierte nach einer kurzen Kaffeepause der Geschäftsbereichsleiter für Bürgerservices Frank Sommer.

Wie der E-Government-Service des krz die Arbeit in den Kommunen erleichtern kann, zeigte der abschließende Vortrag von Ulrike Kollweier, Sachbearbeiterin der Gemeinde Stemwede: Wo früher Daten manuell erfasst sowie Akten samt Aktendeckel händisch angelegt und Poststücke eigenständig kuvertiert sowie versandt wurden, passiert heute alles automatisiert via „Elternbeiträge Online“, erzählte Frau Kollweier aus der täglichen Praxis. Seit 2015 nutzt die Gemeinde Stemwede „Elternbeiträge Online“ - die Vorteile sprechen dabei für sich: Die Verwaltungsmitarbeiterin berichtete von Kostenersparnissen durch den fehlenden Papieraufwand und die vom krz gewährten Portorabatte. Gleichzeitig konnte sie Zeitaufwände minimieren durch den Wegfall manueller Tätigkeiten und die optimierten Praxisabläufe infolge der Nutzung der E-Akte und des Elternbeitragsportals.