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09.07.2020

»Elternbeiträge Online«

krz und Anwendende treffen sich digital zum gemeinsamen Austausch

Bisher fanden Anwendertreffen beim Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) vor Ort im Konferenzraum in Lemgo statt. Wegen Covid-19 und den damit verbundenen Hygiene- sowie Sicherheitsmaßnahmen lud das krz die Anwendenden am 23.06.2020 nun zur ersten Videokonferenz für den E-Service „Elternbeiträge Online“ ein. Das digitale Format bot den Sachbearbeitenden aus der Gemeinde Stemwede und der Stadt Bad Oeynhausen einen Rahmen zum unkomplizierten und zwanglosen Austausch. Dieser digitale Ansatz sorgt nicht nur für eine sichere Kommunikation in Zeiten der Pandemie, sondern sorgt zusätzlich dafür, dass der nicht immer unerhebliche Reiseaufwand für die Teilnehmenden entfällt.

Einleitend wurden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer durch die Projektleiterin für Elternbeiträge Online, Irina Fuchs, begrüßt und über den derzeitigen Stand der Projektarbeiten informiert. Anfang des Jahres hatte das krz, in Abstimmung mit den Anwendenden, einen sogenannten Releaseplan für das Jahr 2020 erstellt, der die priorisierten Anforderungen der beiden Kommunen enthält. Diverse Punkte – wie beispielsweise die Anpassung der Aufgabenliste im Portal und die Erhöhung der Anzahl an hochzuladenden Dokumenten -  konnte der ostwestfälische IT-Dienstleister in den ersten beiden Quartalen bereits zur Zufriedenheit seiner Kunden umsetzen.

Für das zweite Halbjahr steht nun vor allem die Installation des vom krz eigens entwickelten BPM-Outlook-Plugins bei den beiden Kommunen an. Dieses soll bereits in den Sommerferien bei den Sachbearbeitenden eingeführt werden. Martin Wieczorek, BPM-Entwickler im krz, präsentierte das Plugin sowie dessen Funktionen im Rahmen der virtuellen Veranstaltung genauer. Das in Outlook integrierte Plugin unterstützt die Mitarbeitenden bei der medienbruchfreien Zuordnung von eingehenden E-Mails mit Anhängen in die E-Akte des Fachbereichs. So kann der Sachbearbeitungsprozess optimiert werden, denn derzeit behelfen sich die Anwendenden noch mit Workarounds, die vor allem zeit- und arbeitsintensiv sind. Beginnend mit dem 20.07.2020 wird auf acht Sachbearbeiter-Arbeitsplätzen das Plugin installiert und anschließend vom krz betreut.

Als Anwendungsbetreuerin des Elternbeitragsportals stellte Cindy Rosner den Teilnehmenden das Vorgehen bei der Registrierung und die Registrierungsmöglichkeiten direkt am Elternbeitragsportal vor. Sie erläuterte dabei nicht nur die grundlegenden Nutzerfunktionen des Portals, wie z. B. die Zurücksetzung oder Änderung des Passwortes, sondern auch die Einsichtnahme in hochgeladene Dokumente.

Natürlich wurde auch bei dem digitalen Anwendertreffen genug Zeit für eine Kaffeepause und den kollegialen Austausch untereinander eingeplant, nach der die Teilnehmenden mit neuer Energie dem Vortrag des Anwendungsbetreuers Andreas Magers lauschten. Neben der Ordnerstruktur der digitalen Elternbeitragsakte thematisierte er auch die grundlegenden Funktionen des nscale DMS. Jan Tümce, Outputmanager der OWL IT, ergänzte durch seinen Vortrag zur Nutzung des Printservices Printgate die Vorstellung aller Komponenten im Rahmen des E-Services Elternbeiträge Online. Dadurch wurde den Teilnehmenden anschaulich verdeutlicht, welche Sperrflächen für den Druck eingehalten werden müssen, wie sich der verarbeitungsrelevante Dokumentenschlüssel zusammensetzt und wie der technische Ablauf im Hintergrund konkret stattfindet.

Da Elternbeiträge Online in enger Abstimmung mit den Kunden entwickelt wird, war es wichtig, den gemeinsamen Austausch auch in Zeiten der Corona-Pandemie aufrecht zu erhalten. Dank der guten Zusammenarbeit zwischen den Sachbearbeitenden und dem Projektteam des krz gelang dies auch in der ungewohnten virtuellen Umgebung.

Als neuer Mitarbeiter im krz nahm der zentrale Kundenansprechpartner für das Outlook Plugin, Matthias Kröff, zum ersten Mal an einem Anwendertreffen teil und erkannte schnell die Vorteile dieser besonderen Veranstaltungsart: „Dieses virtuelle Treffen war eine tolle Gelegenheit, sich mit allen Projektbeteiligten bekannt zu machen und fachlich in dieses breite Themenfeld zu finden. Für alle Beteiligten ist es ein gelungener Rahmen, um sich über den Stand der Dinge auszutauschen. Es wurde deutlich, dass dieser digitaler Austausch, trotz aller widrigen Umstände in Zeiten von Covid-19, reibungslos funktioniert und durch die entfallenen An- und Abreisezeiten, sogar ein Gewinn für die Teilnehmenden sein kann.“