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19.06.2020

Das krz dämmt die Papierflut ein

Teilnahmebescheinigungen per E-Mail

Die Teilnahmebescheinigungen für eine absolvierte Schulung im Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) werden für gewöhnlich am Ende der Veranstaltung in Papierform ausgeteilt. Da mittlerweile mehr und mehr Schulungen in Webinarform abgehalten werden, hat diese Handhabung allerdings an Praktikabilität eingebüßt. Zu den begrenzten Einsatzmöglichkeiten eines Papierdokumentes kämen zusätzliche Kosten und Wartezeiten durch den postalischen Versand.

Aus diesem Grund versendet das krz in diesem Jahr die meisten seiner Teilnahmebescheinigungen per E-Mail. Dafür steht den jeweils zuständigen Organisatoren der Veranstaltungen und Webinare eine einfach zu handhabende Funktionalität im Kundeninformationssystem des krz, dem „Microsoft Dynamics CRM“ zur Verfügung, die es ermöglicht, Teilnahmebescheinigungen automatisch an einzelne oder direkt an mehrere Teilnehmende zu versenden. Die Vorbereitung von ca. 40 Bescheinigungen nimmt so nur wenige Sekunden in Anspruch, während der Versand selbst gerade einmal 5 Minuten dauert.

Dieser Versand ist im System abgesichert und erfolgt nur, wenn die Teilnahme am Webinar in den Anmeldungen als "besucht" erfasst wurde. Bei einer Stornierung der Teilnahme oder der Buchung als "nicht erschienen" werden die entsprechenden Teilnehmenden automatisch vom Versand der E-Mail ausgeschlossen. So werden Teilnahmebescheinigungen nur an Personen verschickt, wenn die entsprechende Online-Anmeldung als Datensatz "Teilnahme angemeldet" gebucht wurde und dort ebenfalls die Teilnahme mit „Ja“ vermerkt wurde.

In jedem Anmelde-Datensatz wird der Versand einer Teilnahmebescheinigung mit den relevanten Daten, wie dem Ausstellungsdatum und dem Namen der Person, die den Versand gestartet hat, entsprechend dokumentiert. So ist eine Nachverfolgung der versendeten und ausgestellten Dokumente jederzeit möglich und kann bei Bedarf auch einfach erneut verschickt werden.

Effizient gelöst: Die technische Umsetzung des Prozesses erfolgte durch den krz-Programmierer Klaus Vieregge.