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04.05.2020

Das neue Umlaufverfahren im Bereich Session

Die Ratsarbeit in Rodenberg kann trotz Krise weitergehen

Die aktuelle Corona-Pandemie bringt viele Einschränkungen und Umstellungen im Alltags- sowie im Berufsleben mit sich. In dieser schwierigen Zeit gilt es, die täglichen Herausforderungen bestmöglich zu bewältigen. Auch in der politischen Arbeit bleiben Veränderungen nicht aus. Aufgrund des Kontaktverbotes können Sitzungen nicht wie gewohnt im Sitzungssaal stattfinden oder müssen ganz abgesagt werden. Da die politische Arbeit jedoch gerade jetzt relevant ist, wo es viele wichtige Beschlüsse zu fassen gibt, gilt es eine performante und sichere Digitallösung für die Situation zu finden.

Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) stellt der Samtgemeinde Rodenberg dafür das Gremiensitzungsprogramm Session/SessionNet bereit, das seinen Anwendern die Möglichkeit bietet, verschiedene Anforderungen des Sitzungsdiensts in einem Programm abzudecken. Neben der Erstellung von Vorlagen, Tagesordnungen und Niederschriften bietet das Programm den Verwaltungsmitarbeitern einfache Möglichkeiten Arbeitsschritte und Prozesse darzustellen oder umzusetzen.

Gleichzeitig erhalten Gremienmitglieder ihre Unterlagen gesichert in einem Session-Net Gremieninformationsportal und können sich so optimal auf die bevorstehenden Sitzungstermine vorbereiten.

Das neue Sessionmodul Umlaufverfahren bietet den Politikern zusätzlich die Möglichkeit die Beschlussfassung in Sitzungen oder zu einzelnen Tagesordnungspunkten mit oder ohne Vorlagen digital über das Internet vorzunehmen. Die Abstimmung erfolgt dabei nicht ortsgebunden, sondern über das Session-Net Gremienportal bzw. über den Politikerarbeitsplatz Mandatos. Gremienmitgliedern wird damit eine einfache und sichere Möglichkeit gegeben die Ratsarbeit wie gewohnt fortzusetzen und Beschlüsse zu fassen.

Gerade in der vorherrschenden Krisensituation spielt die Digitalisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen somit eine wichtige Rolle. Sie erleichtert die tägliche Arbeit im Sitzungsdienst und ermöglicht es den Mandatsträgern den gesicherten Arbeitsalltag beizubehalten.

„Die schnelle und gute Einführung des Umlaufverfahrens, in Zusammenarbeit mit dem Kommunalen Rechenzentrum Lemgo, bildet einen weiteren wichtigen Baustein der digitalen Ratsarbeit für die Samtgemeinde Rodenberg und hilft uns speziell in dieser schwierigen Zeit die Ratsarbeit so gut wie möglich fortzusetzen,“ sagt Rathausmitarbeiterin Frauke Blings von der Samtgemeinde Rodenberg.