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08.08.2019

Digital von A bis Z

krz-Infrastruktur für eine durchgängige elektronische Bearbeitung

Laut einer Umfrage, die kürzlich vom Bitkom durchgeführt wurde, wünscht sich die große Mehrheit der Bundesbürger eine digitale Verwaltung. Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) beschäftigt sich bereits seit 2010 mit dem Thema E-Government und den Anforderungen für seine Verbandskommunen, um Online-Services über Kommunalportale zur Verfügung stellen zu können. Schnell wurde klar, dass es nicht reicht, sich mit dem Frontoffice auseinanderzusetzen, sondern dass im Sinne der Strategie „Digital von A bis Z (Antrag bis Zustellung)“ sämtliche Facetten eines Bürgerdienstes miteinbezogen werden müssen.
Die entstandene Portal-Architektur des Lemgoer EGovernment-Portals umfasst daher mehrere wichtige Infrastrukturkomponenten.

  • BPM Business Process Management
  • VPS Virtuelle Poststelle
  • PT Portal Technologie
  • OUT Outputmanagement
  • CMS Content Management System
  • FMS Formularserver
  • VZD Verzeichnisdienste
  • ZVP Zahlungsverkehrsplattform
  • GDI Geodaten-Infrastruktur

PORTALPLATTFORM ALS EINSTIEG
Die Portalplattform bildet das Frontend für die angebotenen Bürgerdienste und steht neben dem CMS (Content Management System), das vorrangig für das Verwalten der Informationen zuständig ist. Je nach Rolle ist das Portal der Einstieg für Bürgerinnen und Bürger zur Erledigung der Anliegen oder für die Sachbearbeitenden, die ihre anstehenden Aufgaben im Portal vorfinden und bereits dort verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten haben wie Vermerk-Erstellung oder Dokumenten-Upload. Die Anmeldung der Mitarbeitenden einer Verwaltung erfolgt dabei über AD-Gruppen per SSO.

VIELFÄLTIGE ANMELDEMÖGLICHKEITEN FÜR BÜRGER
Bürgerinnen und Bürger müssen sich für die Nutzung des Portals einmalig registrieren. Dies ist manuell mit Benutzername und Passwort oder mittels Onlinefunktion des Personalausweises beziehungsweise elektronischen Aufenthaltstitels möglich. Die Berechtigungszertifikate für das Auslesen der Dokumente sind dabei auf dem krz-eigenen eID-Server auf Basis Governikus-Autent installiert, müssen also nicht von den einzelnen Kommunen vorgehalten werden. Auch das OZG-konforme landesweite Servicekonto.NRW kann als Identifizierungskomponente genutzt werden.

ANTRAGSTELLUNG- UND VERFOLGUNG
Über die Plattform können Anträge an die Verwaltung gestellt werden. Dabei beruht das Konzept auf einem Multikanalansatz. So ist es zum Beispiel beim realisierten Prozess für die Festsetzung der Elternbeiträge weiterhin möglich, dass Eltern komplett papierbasiert arbeiten. Über Scan- und Upload-Komponenten werden die Daten für die Sachbearbeitung aber ebenso im elektronischen Prozess zur Weiterverarbeitung bereitgestellt.
Das integrierte Bürgerkonto ermöglicht den Antragstellenden, den Status der aktiven und historischen Anliegen einzusehen und enthält einen Dokumentenbereich für die Zustellung von Bescheiden. Bei der Erstanmeldung kann der Bürger oder die Bürgerin wählen, auf welchem Weg er oder sie die zu erwartenden Dokumente erhalten möchte.

INTEGRATION IN FACHVERFAHREN
Über die Virtuelle Poststelle wird die Business Process Management (BPM)-Plattform angebunden. Hier sind die Anträge auf der Aufgabenliste für die Sachbearbeitung im Backoffice verfügbar. Dabei sorgt die Analyse der  Steuerprozesse für die richtige Zuordnung zu den verschiedenen Bereichen der Verwaltung. Fachverfahren können über Schnittstellen aus dem BPM angebunden werden. Gleichzeitig werden die Eingänge im Posteingangsbuch des Dokumententenmanagementsystems (DMS) gespeichert. Zur Visualisierung von Ortsbezügen dient die eigene Geodateninfrastruktur des krz.

FLEXIBLE ZUSTELLUNG
Für die Zustellung von Bescheiden sorgt schließlich das Outputmanagement. Bei Bescheiden aus Batchverfahren wird im Verarbeitungslauf geprüft, ob eine digitale Zustellung erwünscht ist. Die Bürgerinnen und Bürger, die dies wollen, erhalten ihre Schreiben so im Dokumentenbereich des Portals und als Hinweis lediglich eine Mail, die auf neue Dokumente hinweist. ‚Analoge‘ Bescheide werden im krz im Druck- und Kuvertierzentrum bearbeitet und über das Briefzentrum den Empfängern zugestellt. Sämtliche Dokumente werden in elektronischen Akten im DMS geführt. 

EINSATZMÖGLICHKEITEN
Die im krz angebotenen Fachdienste sind insbesondere für das Bürgerbüro und das Straßenverkehrsamt relevant. Interessant sind hier die bestehenden Schnittstellen zu den Fachverfahren, sodass Anträge direkt dort im Eingangskorb verfügbar sind. Das Vertrauensniveau wird durch den Dienst bestimmt, so muss unter Umständen die eID genutzt werden, zum Beispiel im Bereich KFZ-Online-Ab- und Anmeldung. Ein weiterer Mehrwert besteht darin, dass die  Infrastrukturkomponenten wie in einem Baukastensystem auch für andere Abläufe genutzt werden, so wird etwa auch die Bearbeitung elektronischer Rechnungen über die VPS und die Geschäftsprozessplattform realisiert.

SMARTER PORTALVERBUND
Die Anbindung des Portals an den Portalverbund NRW ist bereits konzeptionell in Planung und Umsetzung. Der Verbund wird dabei ganz einfach über die Verwaltungssuchmaschine (VSM) geschaffen. Alle Leistungen werden über  bestimmte Angaben insbesondere die LeikaNr. in den Beschreibungen der kommunalen Homepages mittels RDFa-Tags auffindbar gemacht. In den Tags ist auch die URL des Dienstes beschrieben. So kann dieser im kommunalen Portal liegen oder auch über ein WebFrontend eines Fachverfahrensherstellers oder den Formularserver verfügbar sein. Die VSM wird über einen Crawler mit den entsprechenden Daten versehen, damit neue Leistungen schnell integriert werden können. Somit sorgt die Koppelung bestehender Portale zum Portalverbund.NRW für eine sehr smarte Lösung. Auch die Fachdienste des BSP werden über die Leistungsbeschreibung im CMS mit RDFa-Tags und Leika-Nr in den Portalverbund.NRW integriert.Neben dem beschriebenen Portal auf Basis IBM-Websphere bietet das krz außerdem das Bürgerservice-Portal (BSP) der AKDB (siehe Beschreibung des Herstellers) an. Hier stehen verschiedene Fachdienste für Antragstellende bereit, die mit oder ohne Registrierung genutzt werden können. Das BSP wird im krz in Lemgo direkt betrieben, angebunden ist der eigene eID-Server sowie das ePayBL-System des krz, sodass
gebührenpflichtige Anträge gesetzeskonform direkt im Antragsprozess bezahlt werden können. 

Das integrierte Servicekonto beinhaltet zudem die Möglichkeit, zusätzlich ein Organisationskonto anzulegen. Die Einbindung des Servicekonto.NRW ist im krz in Vorbereitung. Auch dort ist in naher Zukunft ein Organisationskonto  verfügbar.