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15.04.2019

krz entwickelt Unterlagen-App

Bürger sollen Dokumente künftig digital einreichen

Um verwaltungsintern benötigte Unterlagen künftig von den Bürgerinnen und Bürgern einfach und digital einreichen lassen zu können, entwickelt das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) eine „Unterlagen-App“ mit dem primären Ziel, Papier zu minimieren und einen elektronischen Kanal für den Bürger hin zur Verwaltung zu schaffen. Die eigens entwickelte Applikation soll es künftig den Bürgerinnen und Bürgern ermöglichen, via mobilem Endgerät wie Smartphone oder Tablet Dokumente auf digitalem Wege einzureichen, so dass auch der Scanaufwand in der Verwaltung minimiert wird.

Als Startpunkt der Behördenkommunikation erhält der Bürger oder die Bürgerin ein Hinweisschreiben mit einem QR Code, der die notwendigen Steuerungsdaten für die technischen Hintergrundprozesse enthält. Die hybride App kann durch die Endanwender ganz bequem und wie bereits aus dem privaten Bereich bekannt aus dem App-Store geladen werden. Nach Scan des QR-Codes können die Anwender orts- und zeitunabhängig Dokumente – wie beispielsweise Nachweise oder Auskünfte – direkt abfotografieren oder alternativ aus der Galerie laden. Durch die Betätigung eines „Sende“-Buttons gelangt das Dokument über eine technische Verarbeitungskette in die e-Akte des Verwaltungsbereiches und der Bürger oder die Bürgerin erhält eine Benachrichtigung, dass das Dokument erfolgreich eingereicht wurde. Weiterhin ist es möglich, den bisherigen Kommunikationsverlauf mit der Behörde einzusehen. Es wird angestrebt, eine mehrsprachige App zu gestalten sowie Hilfe- und Erklärtexte in der App zu platzieren, um die Anwender bestmöglich bei der sehr intuitiven App-Bedienung zu unterstützen.

Weitere Ausbaustufen sind möglich: Beispielsweise die Integration einer Volltextsuche oder die Möglichkeit der Anzeige eines sog. Live-Ablage-Status sind in zukünftigen App-Versionen denkbar. Schon heute werden aber alle gängigen Funktionen mit dem aktuellen Release abgedeckt. Das krz verfolgt hier einen agilen Entwicklungsansatz, um möglichst flexibel auf Kundenanforderungen und -wünsche sowie nötige Anpassungen eingehen und diese final erfolgreich implementieren zu können. Die Entwicklung der App beruht auf der Idee einer Anwenderkommune im Verbandsgebiet. Diese begleitet aktiv die App-Entwicklung und wird sie auch als Pilotkunde einsetzen. Das krz möchte die Idee auf einen verwaltungsübergreifenden Ansatz erweitern.