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18.05.2012

Das HCM-Mitarbeiterportal: Von der Personalverwaltung zum Personalmanagement

Seit Anfang des Jahres setzt das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg-Lippe das neue Human Capital Management Portal der Firma P&I mit großem Erfolg für die eigenen Personalbelange ein. Schon nach wenigen Monaten zeigen sich enorme Effizienzgewinne und Einsparungen durch die Mitarbeiterbeteiligung über P&I HCM.

Das Personalwesen befindet sich zurzeit in einer wichtigen Phase der Veränderung. Gerade vor dem Hintergrund des demografischen Wandels verschieben sich die Aufgaben im Personalwesen von der Personalverwaltung zum Personalmanagement. Das web-basierte Mitarbeiterportal P&I HCM unterstützt diese wichtige Entwicklung des Personalbereiches von einer reinen Administrationsfunktion zur Strategie- und Beratungsleistung entscheidend.

Innerhalb des Portals werden z. B. Antrags- und Genehmigungsverfahren durchgeführt oder Informationen bezogen, archiviert und aktualisiert. Mitarbeiter- und Führungskräfteportale ermöglichen die Einbindung der Beschäftigten in grundlegende Prozesse, die einerseits Personalsachbearbeiter von zeitaufwändigen routinemäßigen Verwaltungsarbeiten befreien, andererseits Transparenz für die Mitarbeiter schaffen.

Die Organisation und Steuerung von Anträgen wie z.B. Urlaubsanträgen, Dienstreisen, Reisekosten oder Sachmittelverwaltung wird über ein ablaufgesteuertes digitales Antragsmanagement geregelt. Die Mitarbeiter erhalten Zugang zu zentralen Informationen wie der digitalen Verdienstabrechnung, den elektronischen Personalakten oder der Zeitwirtschaft mit Terminmanagement.

Bereits an einem einfachen Beispiel, der Genehmigung und Verwaltung von Dienstreisen wie im krz eingeführt, lässt sich das Einsparpotenzial, das das P&I HCM Mitarbeiterportal bietet, leicht erkennen: Die Mitarbeiter füllen ihren Antrag selbst online aus, die Vorgesetzten können diese online genehmigen und der Administrationsaufwand bei der Buchung von Dienstwägen, Bahntickets oder Unterkünften wird erheblich verringert. Die Reisekostenabrechnung erfolgt ebenfalls über das Portal und wird im Anschluss direkt in der Payroll abgebildet. Diese Prozesse sind vorfiguriert, was die intuitiv-logische Nutzung der Applikation sicher und bequem macht, da die Prozessschritte logisch aufeinander aufbauen. Ein Workflow im Webbrowser führt den Benutzer durch die Aufgabe. So wird die Arbeit durch hohe Prozessautomatisierung und direkte Kommunikationswege effizienter gestaltet. Auch andere Unternehmen, die bereits Portale eingeführt haben, berichten von Zeit- und Kosteneinsparungen um 50 Prozent bei Transaktionen.

Alle Prozesse sind ohne Schnittstellen integriert und die Daten werden konsistent und fehlerfrei auf einer einzigen zentralen Datenbank (LOGA) bereitgehalten. Durch die offenen, transparenten Kommunikationswege wird nicht zuletzt eine höhere Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen erreicht.

Darüber hinaus bietet das Portal weitere wichtige Funktionen an, wie zum Beispiel die Abbildung von Urlaub, Gleitzeit, Überstunden usw., sowie Kalenderübersichten und Anwesenheitsübersichten. Auch Informationen wie Einkommenssimulationen, Zusatzversorgungskassen und der betriebliche Altersversorgung können den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Über die Bereitstellung von Auswertungen und Listen ist für Führungskräfte eine bereichsorientierte Personalkostenplanung bzw. Personalkostencontrolling möglich. Sowohl das Aus- & Fortbildungsmanagement mit Angebot, Buchung und Bewertung von Seminaren als auch die Personalentwicklung sind über Nachfolge- und Karriereplanung, Mitarbeiterbeurteilung, Mitarbeitergespräche, und Qualifikationsmaßnahmen integrierbar.

Als besonderen Service bietet die Lösung des krz die Möglichkeit, zahlreiche Online-Workflows für unterschiedlichste „Employee Self Services“ zielorientiert anzupassen. Zum einen ist damit detailliertes Fachwissen in den einzelnen Schritten bereits integriert, zum anderen wird die Fehlerquote drastisch gesenkt. Darüber hinaus lassen sich durch die hohe Flexibilität des Systems einzelne Prozesse individuell an organisationseigene Spezifika anpassen. Nicht nur die Reihenfolge der einzelnen Prozessschritte ist genau definierbar, sondern auch der Status und Beteiligte jedes angestoßenen Prozesses bzw. ihre derzeitige „Station“ kann genau lokalisiert werden. Des Weiteren lassen sich auch Aktionen wie ein Eintrag in den MS Outlook-Terminkalender, das Generieren einer E-Mail, das Erstellen von Dokumenten und der Aufruf von externen IT-Diensten im Rahmen des SOAP-Schnittstellen-Standards einbinden.

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