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14.01.2022

Facharbeitsgruppe WMS tagt digital

Zusammenarbeit wird auch 2022 fortgesetzt

Die Facharbeitsgruppe Wissensmanagementsysteme (WMS) des krz hat ihre Arbeit im Januar 2020 mit den interessierten Verbandskommunen aufgenommen. In der letzten Sitzung des Jahres am 26.11.2021 trafen sich die Teilnehmenden zu einem digitalen Austausch über das Thema Wissen – ein Thema, das auch im OZG-Jahr 2022 von besonderer Bedeutung erscheint. Ein gutes Beispiel ist hier die Einführung des Social Intranet des Bundes im Rahmen des Digitalisierungsprogramms Bund. Hier soll vorallem ein „Informationsaustausch über nachnutzbare IT-Lösungen und innovative Ideen für die Bundesverwaltung“ stattfinden. (Quelle: BMI (2018))

Ziel eines effizienten Wissensmanagements ist es, die in den Verwaltungen wichtige Ressource Wissen zu sichern. Der ostwestfälische IT-Dienstleister unterstützt hierbei nicht nur technisch, sondern berät auch zu Fragstellungen rund um das Thema „Wissen“. Zuletzt wurden bereits technische Lösungen vorgestellt, wie zum Beispiel Microsoft Teams und das CMS iKISS sowie schon bereits im Einsatz befindliche Applikationen näher geprüft. Die Grundlagenschulungen im Rahmen der DigiFit-Seminare zum Thema „Wissensmanagement und Demografie“ runden die diversen krz-Aktivitäten ab.

Die PwC Studie „Fachkräftemangel im öffentlichen Dienst“ aus dem Jahr 2018 prognostiziert bis 2030 einen immensen Mangel an Fachpersonal in den hiesigen Behörden: „Der Fachkräftemangel im öffentlichen Sektor wird bis 2030 mit über 800.000 fehlenden Fachkräften im Vergleich zu anderen Sektoren am deutlichsten ausfallen.“   In der letzten virtuellen Sitzung des Jahres 2021 wurde unter anderem über diese Vorhersage berichtet und mögliche Maßnahmen hierzu sollen im Jahr 2022 gemeinsam weiter beleuchtet werden. Die Digitalisierung von einst analogen Vorgängen, die frühzeitige Sicherung des Wissens im Unternehmen und das abteilungsübergreifende Teilen von Wissen, sind mögliche Ansätze, um die Auswirkungen des Fachkräftemangels zu mildern. Diese Zahlen machen deutlich, wie dringlich das Thema Wissensmanagement für die öffentliche Verwaltung letztendlich ist.

Das krz wirkt daher seit Mitte 2021 auch in der Arbeitsgruppe „Onboarding“ der KGSt mit: Frau Melina Schmechta berichtete am 26.11.2021 stellvertretend über den Auftrag sowie Notwendigkeit der AG und die zwei Berichte, die dort federführend durch die KGSt erstellt werden sollen. Der erste Bericht mit dem Titel „Onboarding – ein Must-Have für Kommunen? Mitarbeitende professionell integrieren und einarbeiten“ soll bereits Ende Januar 2022 erscheinen. Ein zweiter Bericht „Crossboarding, Reboarding, Offboarding – ein Must-Have für Kommunen? Wechsel, Wiedereinstieg und Austritt von Mitarbeitenden professionell gestalten“ ist ebenfalls in Bearbeitung.  Hier sind auch zwei kommunale „Good Practices“ des krz miteingeflossen. Hierzu informieren wir zu einem späteren Zeitpunkt nochmals.

Wissensmanagement und Onboarding (Eintritt und Einarbeitung neuer Mitarbeitender) respektive auch Offboarding (Austritt und Ausarbeitung scheidender Mitarbeitender) haben hierbei einige Berührungspunkte: Unter anderem wird in der Phase der Einarbeitung neuer Fachkräfte Wissen vermittelt und beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden das Wissen bestenfalls frühzeitig gesichert, um dieses Wissen im Unternehmen zu halten. Andererseits drohen Wissenslücken und –verluste.

Die nächste Facharbeitsgruppensitzung WMS findet am 11.02.2022 in virtueller Form statt. Themenwünsche oder eigene Beiträge zum Thema können gerne an die Projektleiterin Frau Fuchs gerichtet werden.