Digitale Vertragsakte für § 2b Umsatzsteuergesetz angepasst
Vertragsmanagement berücksichtigt Neuregelung und erweitert Funktionen
Zum 1. Januar 2017 wurde die Umsatzbesteuerung der öffentlichen Hand durch § 2b Umsatzsteuergesetz neu geregelt. Aufgrund einer gesetzlichen Übergangsfrist bis zum 31.12.2020 kann die Anwendung bis zum 01.01.2021 hinausgezögert werden. Diese gesetzliche Änderung veranlasste das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz), seine Lösung „Digitale Vertragsakte“ entsprechend anzupassen und zu erweitern.
Das Aktenmodul im krz-Dokumentenmanagementsystem nscale (DMS) dient dazu, den kompletten Lebenszyklus von Verträgen abzubilden: von der Erstellung der ersten Vertragsversion über die Verwaltung aller Vertragsdokumente mit dazugehörigen Daten bis hin zur rechtssicheren Aufbewahrung aller vertragsrelevanten Unterlagen.
Neuerdings ermöglicht diese Lösung es den Finanzabteilungen der Verbandskommunen zudem, die steuerrechtliche Prüfung der Verträge digital direkt im DMS vorzunehmen. Zusätzlich zum Vertragsdatendialog können die notwendigen Finanz- und Steuerdaten auf einem neuen Reiter eingegeben werden. Sie stehen damit für die spätere Recherche und Auswertungen zur Verfügung. Darüber hinaus können Fristen und Kündigungstermine überwacht und der zuständige Sachbearbeiter durch eine automatische Benachrichtigungen per E-Mail daran erinnert werden. Durch die rechtzeitige Bearbeitung dieser Fälle werden somit unnötige Kosten vermieden.
Neben den Anpassungen aufgrund der gesetzlichen Änderungen im Umsatzsteuergesetz nahm das DMS-Team des Lemgoer IT-Dienstleisters auch funktionale Erweiterungen vor. So können die Beschäftigten den gespeicherte Vertragsbestand mittels der Volltextsuche schnell und einfach durchsuchen. Neben den Dokumentinhalten sind auch die Metadaten in die Suche integrierbar, so dass Verträge und dazugehörige Unterlagen schnell gefunden werden und alles auf einen Blick zur Verfügung steht.
Außerdem können Vertragspartner nun in einer Stammdatentabelle eingegeben und beim Anlegen einer neuen Akte direkt zugeordnet werden. Die Adressdaten müssen dadurch nur an einer Stelle erfasst und bearbeitet werden, die aktuellen Daten stehen automatisch für die Akten und Dokumente zur Verfügung.
Um die Recherchearbeit zu erleichtern gibt es darüber hinaus nun die Möglichkeit, Suchen zu speichern. So können sich wiederholende Recherchen einfach durchgeführt und verschiedene Vertragsübersichten dargestellt werden. Die Ergebnisse lassen sich unkompliziert nach Excel exportieren, um dort weitergehende Berechnungen anzustellen. Auch Genehmigungsworkflows sind direkt im Dokumentenmanagementsystem möglich.
Die aktuelle Version wurde unlängst mehr als 20 Teilnehmern der Arbeitsgruppe „§2b Umsatzsteuergesetz und Tax Compliance“ im Kreisgebiet Minden-Lübbecke vorgestellt.
