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31.05.2021

Neue Lösung »Digitale Friedhofsakte« unterstützt das Arbeiten im Homeoffice

Im Bereich „Friedhofs- und Bestattungswesen“ sprechen mehrere Gründe für den Wechsel auf digitale Akteneinführung: revisionssichere Ablage der ein- und ausgehenden Dokumente mit schnellem und parallelem Zugriff auf die Vorgänge für direkte Auskunft und vereinfachte Sachbearbeitung, Arbeiten im Homeoffice, lange Aufbewahrungsfristen bei oft begrenzten Lagerkapazitäten sowie Verbesserung von Datenschutz und -sicherheit. Dazu realisierte das Team Dokumentenservices des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz) die Aktenlösung „Digitale Friedhofsakte“ im krz-DMS nscale. Hierbei unterstützte die Stadt Porta Westfalica mit fachlicher Expertise und ausführlichem Pilottest.

Die Lösung beinhaltet die produktplanorientierte Ablage unter dem Bereich 013 Natur- und Landschaftspflege in Ordnern je Friedhof mit darunterliegenden Akten, Vorgängen und Dokumenten. Zusätzlich steht ein Fachpostkorb für die Posteingänge sowie Ablagemöglichkeiten für übergreifende Dokumente zur Verfügung. Eine Datenübernahme-Schnittstelle zum Friedhofsverfahren sorgt für die automatisierte Anlage von Akten und Vorgängen inklusive fachlicher Metadaten und entlastet die Sachbearbeiter so von manuellen Arbeiten. Im konkreten Fall wurden für die Stadt Porta Westfalica über 9000 Vorgänge per Programm angelegt. Seit dem 01.01.2021 ist Lösung bei der Porta Westfalica produktiv im Einsatz. Nun werden eAkten mit Vorgängen und Dokumenten befüllt. Hierbei kommt der DMS-Client nscale Cockpit inklusive Office-Integration zum Einsatz, welcher zahlreiche Möglichkeiten bietet, um digital zu arbeiten. So können z.B. Office-Dateien und Mails einfach importiert, Dokumente erstellt und bearbeitet sowie versendet, exportiert und gedruckt werden. Mittels Suche über fachliche Metadaten und Volltext sind die eAkten, Vorgänge und Dokumente einfach wiederzufinden. Neben schneller und qualifizierter Auskunft können so auch die fachlichen Aufgaben schneller abgearbeitet werden.

Frau Diekmann, Sachbearbeiterin der Stadt Porta Westfalica, ist mit der Lösung sehr zufrieden: „Nun steht ein übersichtliches, logisch strukturiertes Dokumentenmanagement mit qualifiziertem Archivsystem zur Verfügung, in dem man sich leicht zurechtfindet. Dokumente können schnell und unkompliziert abgelegt werden. Durch Anlegung eines Stichwortregisters sind Dokumente schnell zu finden und können durch Ausdrucken leicht dupliziert werden. Eine Suche in Papier-Akten und aufwändiges Kopieren entfällt. Auch das problemlose Arbeiten im Homeoffice ist nun möglich. Gerade im Friedhofswesen ist häufig nicht vorhersehbar, welche Akten benötigt werden. Sie stehen nun digital zur Verfügung und alle Vorgänge können direkt auf dem Bildschirm abgerufen werden.“

Um künftig ebenso schnell auf die in Archivräume ausgelagerten Altakten zugreifen zu können, sollen diese demnächst durch einen Scandienstleister digitalisiert und vom krz in die bereits vorhandenen Aktenstrukturen im DMS nscale übernommen werden. 

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