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03.03.2021

Einsatz der digitalen Personalakte

Gemeinde Stemwede überführt Personalakten in das krz-DMS nscale

Die digitale Personalakte, ein vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) realisiertes Aktenmodul, wurde bei der Gemeinde Stemwede erfolgreich eingeführt. Die Lösung ermöglicht den zuständigen Personalsachbearbeitenden direkt, schnell und parallel von ihrem Arbeitsplatz aus oder auch aus dem Homeoffice mit elektronischen Personalakten zu arbeiten.

Über die vom krz DMS-Team entwickelte Schnittstelle zum Fachverfahren für Personalwirtschaft P&I LOGA werden eAkten inklusive des Aktendeckels automatisiert im krz-Dokumentenmanagementsystem nscale (DMS) angelegt und automatisch aktualisiert.

Die vorhandenen Papier-Personalakten wurden bei der Gemeinde Stemwede über eigens angeschaffte und durch das krz konfigurierte OCR-fähige Hochleistungsscanner selbst gescannt. Die so entstandenen PDF-Dateien wurden einfach per Drag & Drop direkt in die passende Akte gezogen, wobei die wesentlichen Daten bereits automatisch aus dem Aktendeckel übernommen und bei Bedarf ergänzt wurden. Neue Dokumente liegen idealerweise schon digital vor oder werden ebenfalls gescannt und auf gleichem Weg importiert.

Auch die direkte Ablage von Mails aus Outlook oder anderen Dateien per Office-Integration ist eine Option. Das Auffinden der Dokumente ist schnell und einfach sowohl über Volltext- als auch Metadatenrecherche möglich. Wiederkehrende Suchen können gespeichert sowie vielfältige Funktionen zur Aktenbearbeitung eingesetzt werden. Darüber hinaus können die Anwendenden dokumentgetriebene Abläufe mit Hilfe von Ad-Workflows leicht erstellen und nutzen. Das hinterlegte Berechtigungskonzept gewährleistet, dass nur die Personalsachbearbeitenden datenschutzkonform auf die Personalakten zugreifen können.

Marcel Hahne, DMS-Verantwortlicher der Gemeinde Stemwede verdeutlicht: „Die Arbeit mit der eAkte klappt gut! Der schnelle Zugriff auf die Informationen zum Mitarbeiter oder andere im DMS liegende eAkten vereinfacht die Sachbearbeitung und ermöglicht Vielen nun auch das Arbeiten von zu Hause aus. Durch das DMS-Team im krz werden wir sehr gut unterstützt.“

Die digitale Personalakte wird seit mehreren Jahren auch bei der Stadt Rahden und im krz selbst genutzt. Hinsichtlich der Digitalisierung der Papierakten wurde im Kommunalen Rechenzentrum ein anderer Weg verfolgt. Die vorliegenden Akten für ca. 300 Mitarbeiter wurden zunächst über den Scandienstleister DMI digitalisiert. Mit Hilfe des vom DMS-Team entwickelten Übernahme-Programms für Altaktendigitalisate wurden die Scandateien inklusive Metadaten automatisiert ins DMS importiert. Laufende Vorgänge werden direkt über den DMS-Client in die Akte gescannt.

Die Lösung ist daher sehr flexibel und wurde inzwischen auf Anregung der Anwender erweitert, z.B. um einen Ablauf für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU): mit Hilfe der krz-Unterlagen-App können Mitarbeiter ihre AU per Handy schnell und unkompliziert einreichen. Die Bescheinigung wird automatisiert in der passenden Personalakte abgelegt und erspart dem Personalsachbearbeiter das Scannen und Ablegen.

Darüber hinaus können Posteingänge im krz-DMS nscale im zentralen Posteingangsordner oder direkt in Fachpostkörben für die weitere Sachbearbeitung zur Verfügung gestellt werden.