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27.07.2021

Digitalisierung in der Ausländerbehörde Minden weiter auf dem Vormarsch

Einführung der Lösung Digitale Ausländerakte bei der Stadt Minden

Mit der Einführung der digitalen Ausländerakte ist das Führen von Papierakten bei der Ausländerbehörde in Minden passé. Seit dem 1. April 2021 arbeiten etwa 20 Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter mit digitalen Akten und legen Dokumente und Mails im vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) betriebenem Dokumentenmanagementsystem (DMS) nscale ab. Die vom krz mit Unterstützung des ECM-Herstellers Ceyoniq Technologie GmbH realisierte eAkten-Lösung mit Schnittstelle zum Fachverfahren ADVIS reduziert den manuellen Ablageaufwand erheblich und ermöglicht es zudem, direkt aus dem Fall auf die eAkte zuzugreifen.

Die Corona-Situation hat diesen schon länger geplanten Digitalisierungsschritt nun vorangetrieben, so Daniel Schollmeyer, Bereichsleiter Bürgerdienste der Stadt Minden. Wir konnten die Lösung mitgestalten und unseren Sachverstand einbringen und ein problemloses Arbeiten aus dem Homeoffice wird künftig unterstützt. Der Einführungsprozess wurde durch den Bereich Organisation, Björn Wiese begleitet.

Die krz-Lösung ermöglicht die elektronische Aktenführung mit revisionssicherer Ablage im DMS nscale eGov für den Bereich Ausländerwesen, wobei die Fallakten und Vorgänge mittels der DMS-Schnittstelle automatisiert angelegt werden. Hierzu stellt das Fachverfahren ADVIS die notwendigen Daten über den DMS-Adapter der Firma Kommunix bereit. Dokumente können wie gewohnt in ADVIS importiert oder über Word-Vorlagen erstellt werden und landen ebenfalls automatisch im entsprechenden Vorgang der Akte im DMS. Die digitalisierten Dokumente können vorgangsbezogen direkt in ADVIS eingesehen werden. Auch bereits digital empfangene Dokumente, wie z.B. vom Ausländerzentralregister (AZR) oder vom Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) werden automatisch über die DMS-Schnittstelle im entsprechenden Vorgang der Ausländerakte abgelegt. Zudem wurden Ende März mehr als 100.000 Dokumente, die bereits digital im Fachverfahren ADVIS vorlagen, über die DMS-Schnittstelle in das nscale DMS übernommen.

Mittels des DMS-Clients nscale Cockpit können die Sachbearbeiter auch unabhängig von ihrer Fallbearbeitung auf die Ausländerakten, Vorgänge und Dokumente zugreifen. Hier können Dateien und Mails einfach importiert, Dokumente erstellt und bearbeitet sowie versendet, exportiert und gedruckt werden. Aufgrund der bidirektionalen Schnittstelle zwischen dem Fachverfahren ADVIS und DMS wird aus beiden Bereichen auf den gleichen Aktenbestand zugegriffen und dieser jeweils aktuell gehalten. Neben der Fallsuche im Fachverfahren bietet die eAkte im nscale DMS die Möglichkeit, Dokumente sowohl über fachliche Metadaten als auch Volltextsuche gezielt zu finden. Neben schneller und qualifizierter Auskunft können so auch fachliche Aufgaben schneller erledigt werden.

Als weitere Digitalisierungsschritte plant die Ausländerbehörde der Stadt Minden den Einsatz der nscale Mobile App, um auch im Außendienst den aktuellen Stand zu einer Person per iPAD einsehen zu können sowie den Einsatz von Signaturpads, um Antragsunterlagen mit digitaler Unterschrift versehen zu können. Außerdem sollen die noch in Papier befindlichen Ausländerakten durch einen Scandienstleister digitalisiert und vom krz in die bereits vorhandenen Aktenstrukturen im DMS nscale übernommen werden.