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12.04.2021

Digitale Krankmeldungen

krz nutzt Eigenentwicklung "Ula" zur Einreichung von AU-Bescheinigungen

Seit dem 01.04.2021 nutzt das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) die Eigenentwicklung Ula – Kurzform für „UnterlagenApp“ (wir berichteten) – im eigenen Hause für die Einreichung von AU-Bescheinigungen. Dies ermöglicht den krz-Mitarbeitenden nun im Falle der Arbeitsunfähigkeit die ärztlich ausgestellte Bescheinigung digital und sicher zu übermitteln. So entfällt auch der größere Weg- oder Zeitaufwand, den die analoge Einreichung erforderte. Die eingehenden AU-Bescheinigungen werden in der digitalen Personalakte im DMS nscale automatisiert abgelegt und die Personal-Sachbearbeitenden per Mail über den Dokumenteneingang informiert.

Voraussetzung dafür sind persönliche Anschreiben mit aufgebrachtem QR-Code, die über das hauseigene Druckzentrum an die Mitarbeitenden des krz versendet wurden. Nach dem Download der App - die mittlerweile in den gängigen App-Stores zur Verfügung steht,  - lässt sich mittels des QR Codes der Vorgang in der App registrieren und die Einreichung kann bereits nach kurzer Einweisung in die Applikation erfolgen. Dabei legten die Entwickler des krz besonders viel Wert auf die intuitive Nutzung sowie die Barrierearmut.

Die Entwicklung der App-Lösung folgt dem agilen Ansatz. Die Vorteile darin sieht App-Entwickler Jonas Hammerschmidt insbesondere in den ersten Erfolgen, die dadurch schneller erzielt werden konnten: „Agile Entwicklungsprojekte - wie zum Beispiel die Umsetzung der Ula für das krz - zeichnen sich dadurch aus, dass insgesamt weniger Zeit benötigt wird, bis erste Ergebnisse vorliegen. Dies kommt vor allem den Anwenderinnen und Anwendern zu Gute. Außerdem lässt sich agile Software leichter anpassen, insbesondere dann, wenn sich während des Entwicklungsprozesses Veränderungen ergeben. Der Kunde kann somit jederzeit auf das Endergebnis Einfluss nehmen und es entsteht ein kundennahes Stück Software.“

Um die App-Anwendenden gezielt abzuholen, stehen ihnen über das Hilfemenü oder über den FAQ–Bereich weitere Informationen und Einweisungen zur Verfügung. Außerdem wurde vor dem Produktivstart im krz Intranet das Nutzerhandbuch an zentraler Stelle hinterlegt. Projektleiterin und Produktverantwortliche Irina Fuchs resümiert: „Die Akzeptanz der App steht und fällt mit der Nutzerfreundlichkeit und der einfachen Bedienbarkeit. Diese Aspekte umzusetzen war uns besonders wichtig. Ein positives Feedback erhalten wir dazu auch von den Produktivnutzenden.“

Die Smartphone-App ist unter Berücksichtigung des hohen Datenschutzstandards des krz entwickelt worden und gewährt den Usern eine vollständige Übersicht über eingereichte Unterlagen. So können Fahrtwege und Kontakte vermieden werden, was insbesondere in Zeiten der Pandemie ein großer Vorteil ist. Das digitale Einreichen führt weiterhin zu einer medienbruchfreien und revisionssicheren Ablage. Mithilfe eines sogenannten Word-AddIn können die Personal-Sachbearbeitenden die QR-Code-Schreiben jederzeit für neue Mitarbeitende generieren und in die krz-Willkommensmappe legen. Eine digitale Einweisung in die Nutzung des AddIns erfolgte bereits vor dem Produktivstart.

 „Eingehende AU-Bescheinigungen werden in der digitalen Personalakte im DMS nscale automatisiert langfristig und revisionssicher abgelegt, zudem werden die Personal-Sachbearbeitenden über den Dokumenteneingang per Mail informiert. Weiterhin fallen dadurch in Zukunft weniger Papier sowie in Konsequenz auch weniger Aktenordner an. Um dies konkret zu beziffern: in der Regel 4-5 Ordner pro Jahr“, fasst Swetlana Fischer, die Teamleiterin Personal und Gremien im krz, die Mehrwerte der digitalen Lösung zusammen.

Die nächsten Kommunen, die die Ula-App in den eigenen Verwaltungsbereichen einsetzen wollen, sind schon im Gespräch. Hierbei ist die Ula nicht auf den Vorgang der Krankmeldung begrenzt, so ist sie beispielsweise schon seit dem 01.07.2020 erfolgreich im Jobcenter des Kreises Minden-Lübbecke produktiv im Einsatz (wir berichteten). Die Unterlagen-App wird kontinuierlich weiterentwickelt und für die Quartale drei und vier dieses Jahres ist bereits der Produktivgang der sogenannten Ula Verwaltungsplattform vorgesehen. Die Ula kann perspektivisch als Basisdienst für die Nachweiserbringung in diversen Antragsverfahren im Zuge der OZG-Umsetzung genutzt werden.