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02.02.2018

Digitale Aktenführung weiter auf dem Vormarsch

krz unterstützt im gesamten Verbandsgebiet

Das krz betreibt für Kommunen und kommunale Einrichtungen im Verbandsgebiet seit ca. 20 Jahren ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur digitalen Aktenführung mit zentraler Ablage und revisionssicherer Aufbewahrung. Das Fachteam „Dokumentenmanagement“ hat in dieser Zeit viele Anpassungen am eingesetzten Basisprodukt nscale des Bielefelder Herstellers Ceyoniq vorgenommen sowie zahlreiche kommunale E-Aktenlösungen entwickelt, um einerseits den Anforderungen eines BSI-zertifizierten Rechenzentrums und andererseits den Bedürfnissen der Verbandsmitglieder gerecht zu werden. Geschäftsbereichsleiterin Bärbel Kubitza betont „Unser vorrangiges Ziel ist es, unsere Verbandsmitglieder und Kunden beim Ausbau der elektronischen Aktenführung kompetent zu unterstützen und ihnen so zu ermöglichen, interne Arbeitsprozesse, Auskunftsfähigkeit und Bürgerservices zu optimieren.“

Für dokumentbezogene Dienste wie Erfassen, Konvertieren, Bearbeiten, Verwalten, Bereitstellen und Ablegen stellen die Fachexperten des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz) die komplette Infrastruktur für 42 Kunden zur Verfügung, sorgen für den reibungslosen Betrieb mit aktueller Hard- und Software, Ausfallsicherheit, Datenschutz und Sicherheit sowie qualifizierten Support.

Zum Leistungsangebot gehören inzwischen 15 E-Aktenlösungen für verschiedene Fachbereiche mit vorgeschalteten Capture-Prozessen und Schnittstellen zu eingesetzten Fachverfahren und Prozessen. Über automatisierte Abläufe werden Digitalisierungs- und Ablageaufgaben wie Aktenbildung, Aktenbeschriftung und Aktenunterteilungen, Übernahme von digitalen Dokumenten mit fachlichen Metadaten, Konvertierung und Archivierung im DMS ausgeführt und dadurch manuelle Tätigkeiten in den Verwaltungen reduziert. Integrierte Schnittstellen ermöglichen es den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern, direkt aus ihrer Fachanwendung nach den im DMS abgelegten Dokumenten zu suchen und diese zur Anzeige zu bringen, um medienbruchfrei schnell Auskunft geben zu können oder Vorgänge zu bearbeiten. Darüber hinaus kann mittels des DMS-Clients unabhängig vom Fachverfahren in digitalen Akten gearbeitet und recherchiert werden.

Bestehende Aktenmodule und Schnittstellen werden an neue Anforderungen, die sich z.B. durch Verfahrenswechsel oder gesetzliche Änderungen ergeben, angepasst. So wurde im vergangenen Jahr die DMS-Anbindung an das neue Finanzverfahren Infoma newsystem für die Fachbereiche „Steuern und Abgaben“ sowie „Buchführung und Zahlungsabwicklung“ erfolgreich umgesetzt und in drei Pilotkommunen eingeführt.

Neue Aktenmodule werden in Zusammenarbeit mit interessierten Anwendern realisiert. So kann z.B. nun mit Hilfe der Basisakte und dem dazugehörigen DMS-Client allgemeines Schriftgut in den verschiedenen Fachbereichen der Verwaltung in selbst angelegten Aktenstrukturen abgelegt, bearbeitet und verwaltet werden. Alle gängigen DMS-Funktionen stehen am Arbeitsplatz zur Verfügung; über eine Office-Integration kann direkt aus Outlook, Word, Excel und Powerpoint in das DMS verzweigt werden.

In den Kundeninstanzen befinden sich inzwischen insgesamt 5,5 Millionen digitale Akten mit ca. 100 Mill. Dokumenten. Aktuell greifen etwa 5700 Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter direkt aus den Fachanwendungen oder Prozessen sowie 650 Benutzer verfahrensunabhängig über den DMS-Client auf digitale Akten und Dokumente zu. Die Mehrzahl der Mitgliedskommunen nutzt die vom krz bereitgestellten standardisierten Aktenlösungen in den Fachbereichen Steuern und Abgaben, Buchführung und Zahlungsabwicklung, Einwohnermeldewesen und Vollstreckung. Die im Bereich Soziales seit 2016 im Kreisgebiet Minden-Lübbecke eingesetzte E-Akte mit Anbindung an das Fachverfahren AKDNsozial wird dort gerade auf alle Regionalteams des Jobcenters ausgerollt. Außerdem werden E-Akten bei verschiedenen Kommunen in folgenden Bereichen eingeführt: Grundstücksangelegenheiten, Baugenehmigung, Organisation, Rechnungsprüfung, Personal- und Vertragsangelegenheiten. Das krz begleitet die Projekte, führt bei Bedarf Anpassungen durch und sorgt für den reibungslosen Betrieb und Support der neuen Aktenmodule.

Geschäftsbereichsleiterin Bärbel Kubitza