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01.06.2018

Das kleine krz-Wörterbuch (36)

Gegen den AKÜFI oder Wofür steht LZA?

AKÜFI oder Abkürzungsfimmel ist eine weit verbreitete, besonders am Arbeitsplatz auftretende Krankheit. Oft entsteht sie als natürliche Folge von fachlicher Durchdringung und Sprachrationalisierung. Symptome: Scheinbar wahlloses Auftreten von Buchstabenkombinationen und grassierender Verlust von ganzen Worten als Substantiven. Geht oft mit augenfälliger Großschreiberitis einher. Der AKÜFI kann leicht mit Maulfaulheit verwechselt werden. Wirkt ausgrenzend und führt im Endstadium zu vollständiger Unverständlichkeit.
Das krz hat etwas dagegen. Unsere Auflösung kommt diesmal aus dem Bereich des Dokumentenmanagement.

Wofür steht LZA

Hinter dem Akronym LZA verbirgt sich der Begriff „Langzeitarchivierung“, dieser beschreibt die gesetzeskonforme sowie revisionssichere Archivierung von Papierdokumenten und den Erhalt digitaler Daten. Archivierung bezeichnet die langfristige Datenlagerung auf speziellen Datenträgern.

Schriftstücke, die in Papierform angefertigt wurden, können – durch korrekte Lagerungsbedingungen – Jahrhunderte überdauern. Dies ist auch für die elektronische Form maßgeblich: Hierfür müssen spezielle technische Möglichkeiten geschaffen werden, so dass digitale Daten langfristig (aus-)lesbar sind. Eine Gefahr ist hierbei die Kurzlebigkeit von Speichermedien, Formaten und Datenträgern, da dies letzten Endes dazu führen kann, dass digitale Daten nicht mehr nutzbar sind.

Die in den Verwaltungen anfallenden Dokumente haben eines gemeinsam: Sie unterliegen gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen und dürfen darüber hinaus nachträglich nicht mehr verändert werden. Ein Dokumentenmangement-System, kurz DMS, speichert Dokumente und zugehörige Informationen während der Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf werden Akten samt Inhalt von den zuständigen Archivaren bewertet und klassifiziert. Mit Hilfe von Langzeitarchivsystemen lassen sich langzeitrelevante Daten und Informationen langfristig erhalten und der „digitalen Demenz“ entgegenwirken. Alle nicht-archivrelevanten Daten müssen zwingend ausgesondert und zusätzlich vernichtet werden.

Quellenangaben und weitere Informationen zum Thema LZA finden sich unter:

https://www.computerwoche.de/a/auf-immer-und-ewig-archiviert,2521331

http://www.dnb.de/DE/Netzpublikationen/Langzeitarchivierung/langzeitarchivierung_node.html

https://www.forschungsdaten.info/themen/bewahren-und-nachnutzen/langzeitarchivierung/