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09.07.2018

"Papier hat ausgedient"

Kommune21 berichtet über die Digitale Vollstreckungsakte in Hille

[Quelle: Kommune21, 07/2018]

In der Gemeinde Hille kommt seit mehr als einem Jahr die digitale Vollstreckungsakte des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz) zum Einsatz. Das erleichtert die Bearbeitung von Vollstreckungsvorgängen und reduziert Raum- und Materialbedarf.

Sichere Übertragungswege, Wahrung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, Revisionssicherheit sowie Zugriff aus der Fachanwendung ebenso wie aus dem Dokumenten-Management-und Archivsystem heraus: All das bietet die digitale Vollstreckungsakte des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz). Grund genug für die Gemeinde Hille, seit nunmehr über zwölf Monaten die Lösung des ostwestfälischen IT-Dienstleisters einzusetzen.

In der 16.500-Einwohner-Gemeinde gab es im Jahr 2017 insgesamt 1.607 Vollstreckungsfälle, keine leicht überschaubare Anzahl. Im Vollstreckungswesen fällt eine Vielzahl von Schriftstücken zu den verschiedensten Geschäftsvorfällen an, von der Ankündigung der Vollstreckung bis hin zur Kontenpfändung. Ein großer Teil der Dokumente entsteht direkt im Fachverfahren, den Sachbearbeitern müssen aber zum Beispiel auch Rückläufer aus fremden Amtshilfeersuchen oder einzuscannende Widersprüche zur Verfügung stehen.

Mit der digitalen Vollstreckungsakte realisierte das krz ein neues Aktenmodul mit Anbindung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) an das Vollstreckungsverfahren avviso von Anbieter DATA-team. Damit werden alle anfallenden Dokumente revisionssicher archiviert, fallbezogen mit Metadaten in digitalen Vollstreckungsakten abgelegt und verwaltet. Die E-Akte stellt sowohl in avviso als auch über einen verfahrensunabhängigen DMS-Client alle vorgangsrelevanten Dokumente zur Verfügung und erleichtert so die Sachbearbeitung. Von der Ankündigung der Vollstreckung bis hin zur Zwangsversteigerung kann alles elektronisch bearbeitet werden, ohne dass dafür mühsam Papierordner angelegt und gewälzt werden müssen.

Darüber hinaus unterstützen unterschiedliche Features der Web-Anwendung avviso.web die Kommune bei ihrer Arbeit. Besonders erwähnenswert ist hier die avviso.postbox, die eine Digitalisierung des Posteingangs ermöglicht und dafür sorgt, dass auch der postalische Schriftverkehr in das Vollstreckungsverfahren eingepflegt werden kann. Die Mitarbeiter im Außendienst werden entlastet, da sie keine Papierakten mehr mitführen müssen. Durch den avviso.tourer können auf einem Tablet-PC die Wege automatisch am effektivsten geplant werden, und es besteht Zugriff auf alle relevanten Daten, inklusive der digitalisierten Akten.

Die Gemeinde Hille nutzt die Vorteile der Aktenlösung seit über einem Jahr. Dabei wurden die Anforderungen der Verwaltung auch unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Abläufe in der Kommune umgesetzt. So war es zunächst erforderlich, die Textvorlagen in avviso anzupassen, damit die Dokumente elektronisch verarbeitet werden können. Diese Überarbeitungen nahmen die Sachbearbeiter vor Ort selbst vor. „Während der kompletten Einführungsphase wurden wir vom krz sehr gut unterstützt“, berichtet Sabrina Weiß, Leiterin der Finanzbuchhaltung in der Gemeinde Hille. Die Arbeitsabläufe mussten minimal umgestellt werden. Im Prinzip kam nur der Arbeitsschritt des Scannens von externem Schriftverkehr hinzu, damit dieser auch in der digitalen Akte enthalten ist. Auch die Kundenschreiben, Drittschuldnererklärungen oder Postzustellungsurkunden finden sich nun im Vollstreckungsverfahren avviso und dem Dokumenten-Management-System wieder.

Die besonderen Vorteile der Lösung liegen darin, dass die Sachbearbeiter schnell und parallel – auch im Vertretungsfall – Zugriff auf die notwendigen Informationen haben, qualifiziert Auskunft erteilen sowie Vorgänge effizient bearbeiten können. Kundennähe ist Programm bei der digitalen Vollstreckungsakte.

Die DMS-Lösung wurde im Jahr 2016 von einer Projektgruppe aus Vollstreckungssachbearbeitern der Städte Detmold, Enger und Herford gemeinsam mit Experten des krz aus den Bereichen DMS/Archiv und Finanzen erarbeitet. Sie formulierten dabei das Ziel, sämtliche Dokumente, sowohl die im Fachverfahren avviso erzeugten als auch zusätzliche Unterlagen, in der digitalen Akte abzulegen und revisionssicher aufzubewahren. Die Gruppe stimmte die Lösung auf die spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufe in den Verwaltungen ab und achtete dabei besonders darauf, praxis- und bedarfsgerechte Ablagestrukturen sowie eine einheitliche Schnittstelle zu schaffen.

Ab dem Jahr 2022 soll die Aktenführung laut dem E-Government-Gesetz des Landes Nordrhein-Westfalen digital erfolgen – primär auf Landesebene. Mit ihrer umfassenden Lösung im Vollstreckungsbereich ist die Gemeinde Hille darauf bestens vorbereitet. Das krz erfüllt mit seiner BSI-Zertifizierung nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz zudem die technischen Anforderungen sowie die hohen Sicherheitsansprüche, die an die Führung der elektronischen Akte geknüpft sind. Inzwischen nutzen bereits 18 der 39 Verbandskommunen die Gesamtlösung und sind von ihren Vorteilen überzeugt. Weitere Anfragen liegen vor.

Der Artikel wurde mit freundlicher Genehmigung von Kommune21 veröffentlicht.

Foto: krz