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04.06.2018

"Eine Frage des Standards"

Fachveröffentlichung über effizientes Drucken und Kuvertieren im krz

Aller Digitalisierung zum Trotz: In Deutschlands Kommunen gibt Papier immer noch den Ton an. Das krz Lemgo beispielsweise verschickt im Auftrag der Landkreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe jährlich acht Millionen Sendungen auf dem klassischen Postweg. Die Aufbereitung der Dokumente für Druck und Versand erfolgt standardisiert und automatisiert.

Auch wenn seit Januar 2018 De-Mail für Deutschlands Verwaltungen gesetzlich vorgeschrieben ist: Es bleibt abzuwarten, ob und wie sich dieser elektronische Kanal als Alternative zum klassischen Postversand in der Kommunikation zwischen Bürger und Behörden durchsetzen wird. Dirk Niemeyer vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) glaubt nicht, dass über Nacht „der Schalter umgelegt“ wird. „Secure-Mail-Lösungen wie E-Post und De-Mail wurden zwar intensiv und lange beworben, spielen aber heute nach wie vor keine große Rolle. Ob diese formatabhängigen Medien überhaupt geeignet sind, einen Umschwung hin zum elektronischen Versand zu erreichen, scheint fraglich. Stattdessen scheint der Weg hin zu formatunabhängigen bzw. inhaltsorientierten Medien wie HTML5 erfolgsversprechender zu sein.“

Der Leiter des Geschäftsbereiches Produktion beim in Lemgo ansässigen Rechenzentrum ist sich sicher, dass die weitgreifende Umstellung auf digitale Kommunikation im öffentlichen Sektor noch einige Zeit in Anspruch nimmt. Dass sie kommt, daran zweifelt er nicht – schließlich verpflichtet das E-Government-Gesetz (EGovG) alle Städte und Kommunen ab 2020, von der papiergebunden auf die digitale Aktenführung umzusteigen.

Druckvolumen steigt – der Aufwand auch

Noch aber dominiert Papier das Output-Management im öffentlichen Sektor. So wie beim krz, das Dokumente überwiegend physisch versendet – auch wenn die Kommunikation über De-Mail und E-Post möglich ist. Rund 30 Millionen Dokumentseiten werden im hauseigenen Druck- und Versandzentrum jährlich produziert und zu acht Millionen Sendungen gebündelt und anschließend kuvertiert: Sozialhilfebescheide, Wahlbenachrichtigungen, Bußgeldbescheide, Verbrauchsabrechnungen, Grundbesitzabgabenbescheide, Rechnungen, Anmeldebestätigungen etc. Den größten Anteil machen Gehaltsbescheide aus.

Und das Druckvolumen steigt weiter. Vor allem bei den Entgeltbescheiden ist ein deutlicher Zuwachs zu verzeichnen. Doch was zunächst erfreulich klingt, erwies sich in der Vergangenheit zunehmend als Hindernis. Auf Grund der Vielzahl an unterschiedlichen Kunden, die das Rechenzentrum bedient, nahm die Sortierung der Dokumente immer mehr Zeit in Anspruch. Es existierten sehr viele kleine Drucklisten pro Mandant, die sich für den Versand nur schwer zusammenführen ließen.

Gesucht: Software für die automatisierte Sortierung

Was fehlte, war eine Technologie zur automatisierten Bündelung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Sinne eines optimalen Druck-Handlings. Deshalb entschlossen sich Dirk Niemeyer und seine Mitarbeiter, die Software DocBridge Pilot einzuführen. Mit dem von Compart entwickelten Tool ist es heute möglich, die Entgeltbescheide nach Mandanten zu sortieren und mit ihren jeweiligen Untermandanten zu einem Druckstapel, versehen mit einem Deck- und einem Schlussblatt, zusammenzuführen. Zusätzlich prüft DocBridge Pilot, ob einem einzelnen Personalfall weitere Dokumente zugeordnet werden können, die vielleicht nur einmal im Jahr erzeugt werden (zum Beispiel Jahresentgeltnachweise und DUEV-Bescheinigung). Diese Schriftstücke wurden bisher separat gedruckt, kuvertiert und versendet. Mit der neuen Lösung von Compart spart das krz dagegen beträchtliche Briefumschläge und Portokosten.

Doch die mandantenbezogene Stapelverarbeitung für Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist nur ein Aspekt. Richtig spannend wird es im Bereich der Standarddokumente. Ziel ist es hier, alle Dokumente zu analysieren und für den elektronischen und physikalischen Versand automatisiert aufzubereiten. Dabei spielt es keine Rolle, aus welchen Applikationen bzw. in welchem Format sie angeliefert werden.“

Die Schwierigkeit zeigte sich zum Beispiel darin, dass ein Workflow etabliert werden musste, mit dem eine zuverlässige Dokumentenanalyse möglich ist. Heute ist sie Realität. Das Grundprinzip: Jedes Schriftstück erhält einen sogenannten Dokumentenschlüssel (ID), der alle für die automatisierte Verarbeitung notwendigen Daten enthält. Dabei geht es um Fragen wie: Worum handelt es sich bei dem Schriftstück (Bußgeldbescheid, Kindergartenbeitrag, Sozialhilfebescheid etc.)? Was soll damit gemacht werden (z. B. Archivierung, physischer oder elektronischer Versand)? Welche Referenzen sind enthalten (z. B. Auftrags-/Bestellnummer, Aktenzeichen, Matchcode)?

DocBridge Pilot vergleicht die Dokumenten-ID mit einer hinterlegten Steuerungstabelle: Je nach Schlüssel wird dann die weitere Verarbeitung festgelegt. Gleichzeitig erzeugt das System einen entsprechenden Report mit den zugehörigen Datensätzen. Im Falle eines digitalen Versands wird dabei auch geprüft, ob der Empfänger überhaupt ein Konto für die elektronische Zustellung besitzt. Wenn ja, dann muss außerdem validiert werden, ob im jeweiligen Fachverfahren das Aktenzeichen mit dem Namen und der Mailadresse übereinstimmt. Erst danach wird sicher elektronisch zugestellt.

Gemessen: Fehlerrisiko gegen Null

Dirk Niemeyer und seine Mitarbeiter sind zufrieden mit den neu etablier-ten Abläufen. Das Hauptziel, die Optimierung und Standardisierung be-stehender manueller Prozesse, wurde erreicht. Zudem profitiere man von deutlich geringeren Kosten, so der Manager. So habe man bei-spielsweise allein durch den Wegfall der manuellen Sortierung zwei Ar-beitstage eingespart. Gleichzeitig ist die Prozesssicherheit gestiegen. „Dank DocBridge Pilot sind menschliche Fehler bei der Verarbeitung heute nahezu ausgeschlossen“, bringt es Jan Tümce, verantwortlicher Output-Manager, auf den Punkt. „Eine der größten Stärken von DocBridge Pilot ist die Fähigkeit zur Komprimierung von großen Aus-gangsdateien.“ Auch das auf einer relationalen Datenbank beruhende Prinzip der Compart-Software schätze man. Damit sei es ein Leichtes, Objekte und Felder in einem Dokument nach Belieben anzuordnen und zu recherchieren bzw. auszulesen, so Jan Tümce weiter.

Geplant: Noch bessere Nutzung von Portorabatten

Die Einführung selbst verlief reibungslos, wie Jan Tümce betont. „Dank der kompetenten Unterstützung von Compart konnten wir Probleme frühzeitig erkennen und beheben. Es zeigte sich, dass Compart über ein exzellentes Know-how zu den Abläufen im Dokumenten- und Output-Management besitzt.“
Angesichts dieser Erfolgsgeschichte entschloss man sich, eine weitere Software von Compart einzusetzen: DocBridge FileCab – eine Anwen-dung, mit der sich individuell erstellte Dokumente (Außendienstmitar-beiter, PC-Arbeitsplätze in Filialen, externe Dienstleister, Partner und angeschlossene Organisationen) in das zentrale Output-Management einbetten lassen. Kunden versprechen sich eine deutliche Arbeitserleichterung durch den Wegfall manueller Tätigkeiten sowie eine deutliche Kostenreduzierung durch die optimale Ausschöpfung von Portorabatten.

Autor: Carsten Lüdtge

Die Veröffentlichung erfolgt mit freundlicher Genehmigung des Autors. 

Das Druck- und Kuvertierzentrum des krz.